16 competenze di gestione dei documenti per la tua carriera e il tuo curriculum (Stipendio 2023)

Scopri le più importanti competenze di gestione dei documenti, come puoi utilizzarle sul posto di lavoro e cosa elencare nel tuo curriculum.

La gestione dei record è il processo di organizzazione, archiviazione e recupero dei record. I professionisti della gestione dei documenti utilizzano una varietà di competenze per svolgere i propri compiti, tra cui il servizio clienti, l’immissione e l’organizzazione dei dati e il pensiero critico. Se sei interessato a una carriera nella gestione dei documenti, comprendere queste competenze può aiutarti a determinare se questo è il campo giusto per te.


Competenze nella gestione dei documenti

  • Gestione del tempo


  • Scansione


  • Classificazione


  • Flessibilità


  • Microfilmatura


  • Conformità


  • Archiviazione


  • Attenzione ai dettagli


  • Comunicazione


  • Imaging


  • Ritenzione


  • Organizzazione


  • Distruzione


  • Gestione dati


  • Magazzinaggio


  • Risoluzione dei problemi

Gestione del tempo

La gestione del tempo è la capacità di pianificare ed eseguire attività in modo da garantire il rispetto delle scadenze. Questa competenza è importante per i gestori dei record perché spesso hanno più progetti con date di scadenza diverse. Ad esempio, quando si lavora su un audit, un responsabile dei record potrebbe dover rivedere tutti i file della propria azienda entro una certa data in modo da poter inviare il rapporto prima della scadenza. Avere forti capacità di gestione del tempo consente a un responsabile dei record di completare il proprio lavoro in modo efficiente ed efficace.

Scansione

La scansione è il processo di conversione di documenti fisici in file digitali. Questa può essere una capacità utile per i gestori dei record, poiché consente loro di archiviare e accedere alle informazioni in modo più efficiente. È anche importante sapere come scansionare diversi tipi di formati cartacei, come documenti in formato legale o poster di grandi dimensioni. Potrebbe anche essere necessario istruire i dipendenti su come utilizzare le apparecchiature di scansione nel proprio ufficio.

Classificazione

La classificazione dei record è il processo di assegnazione di un’etichetta a ciascun file. Ciò può aiutarti a trovare i file più facilmente e garantire che tipi di informazioni simili siano raggruppati insieme. Ad esempio, se disponi di file di dipendenti, potresti classificarli per nome e quindi mettere i file in ordine alfabetico all’interno di ciascun nome. Ciò consente di individuare rapidamente la cartella personale di un dipendente quando necessario.

Flessibilità

La flessibilità è la capacità di adattarsi alle mutevoli circostanze. Nella gestione dei record, la flessibilità può essere utile quando è necessario modificare l’approccio o il processo per completare un’attività. Ad esempio, se noti che un metodo di archiviazione è diventato obsoleto, potrebbe essere necessario aggiornarlo con nuovi metodi e sistemi. Avere flessibilità nel tuo lavoro può aiutarti ad adattarti in modo rapido ed efficiente.

Microfilmatura

La microfilmatura è il processo di conversione di documenti cartacei in immagini digitali. Ciò può essere fatto, ad esempio, scansionando un documento e salvandolo come file immagine o utilizzando una fotocamera per microfilm per scattare foto di ciascuna pagina di un libro. La microfilmatura riduce la quantità di spazio necessaria per archiviare i documenti e li rende più facili da trovare quando qualcuno ha bisogno di accedervi.

Conformità

Il rispetto delle normative e delle politiche organizzative è una parte importante della gestione dei record. Potrebbe essere necessario garantire che i record della propria organizzazione siano archiviati nelle posizioni corrette, conservati per i periodi di tempo appropriati e archiviati quando necessario. Ciò richiede che tu abbia una conoscenza approfondita degli standard di conformità e di come si applicano al tuo ruolo.

Archiviazione

L’archiviazione è il processo di organizzazione e archiviazione dei documenti in modo da renderli facili da trovare. Avere forti capacità di archiviazione può aiutarti a tenere traccia dei tuoi file, il che potrebbe essere necessario per mantenere la conformità alle normative o ad altri standard organizzativi. Puoi anche utilizzare le competenze di archiviazione quando crei nuovi sistemi di gestione dei record per garantire che tutti i tuoi file siano organizzati correttamente.

Attenzione ai dettagli

L’attenzione ai dettagli è una competenza necessaria per i gestori dei record, poiché consente loro di identificare e organizzare con precisione i file. Questa abilità garantisce inoltre che le informazioni archiviate siano accurate e facili da trovare quando necessario. L’attenzione ai dettagli può aiutare a garantire la conformità alle normative e alle leggi, il che può essere importante per preservare la reputazione di un’organizzazione.

Comunicazione

Sono necessarie forti capacità di comunicazione affinché i gestori dei record possano trasmettere informazioni e istruzioni al proprio team. Usano queste competenze anche quando comunicano con clienti, fornitori e altri dipartimenti all’interno dell’organizzazione. Una comunicazione efficace implica l’ascolto attivo, il parlare chiaro e la trasmissione dei propri pensieri in modo che gli altri possano capire.

Imaging

Immaginare il processo di gestione dei record è un’abilità importante che deve avere un responsabile dei record. Ciò consente loro di pianificare in anticipo e determinare quali risorse hanno bisogno, come software o spazio di archiviazione. Li aiuta inoltre a visualizzare come vengono archiviati i record della loro organizzazione in modo che possano trovare i file quando necessario. Ad esempio, se uno schedario è pieno, un gestore di record con competenze di imaging sa dove archiviare i file in arrivo in modo che siano facili da recuperare in seguito.

Ritenzione

La conservazione si riferisce alla capacità di mantenere i documenti sicuri e accessibili per un uso futuro. Questa è un’abilità importante nella gestione dei record perché garantisce di poter fornire informazioni accurate quando necessario. È inoltre necessario garantire che l’organizzazione rispetti le normative legali relative ai periodi di conservazione dei record.

Organizzazione

L’organizzazione è la capacità di tenere traccia di file e record in modo da poterli ritrovare quando necessario. Questa capacità è importante per i gestori dei record perché spesso hanno grandi quantità di informazioni da gestire. Forti capacità organizzative consentono ai gestori dei record di individuare rapidamente i file, il che li aiuta a svolgere i propri compiti in tempo. Garantisce inoltre che i registri siano conservati in buone condizioni e riduce il rischio di perdita di documenti.

Distruzione

La distruzione è il processo di rimozione dei record dai file attivi di un’azienda. Ciò può essere necessario quando un’organizzazione non ha più bisogno di determinati documenti, come vecchi contratti o fatture pagate. Le competenze di distruzione sono importanti per i gestori dei record perché potrebbero dover rimuovere e distruggere i record su base regolare.

La distruzione implica identificare quali record devono essere rimossi e garantire che tutte le copie di tali record siano state cancellate. È inoltre necessario assicurarsi che tutte le informazioni presenti in altri sistemi siano state aggiornate di conseguenza.

Gestione dati

La gestione dei dati è la capacità di organizzare e conservare file, documenti e altri dati. Questa capacità può essere utile nella gestione dei record perché consente di trovare rapidamente le informazioni quando necessario. La gestione dei dati include anche sapere come archiviarli in modo che siano sicuri e accessibili agli utenti autorizzati.

Magazzinaggio

L’archiviazione dei record costituisce una parte importante del processo di gestione dei record. È necessario sapere come archiviare e organizzare i file in modo che possano essere recuperati quando necessario. Ciò include sapere dove archiviare i file fisici, ad esempio negli schedari o sugli scaffali, e i file digitali, che potrebbero richiedere un software di archiviazione cloud. Sapere come archiviare correttamente i record garantisce di poterli ritrovare quando necessario.

Risoluzione dei problemi

Il problem solving è la capacità di identificare e risolvere i problemi. In qualità di responsabile dei record, potresti dover risolvere problemi relativi all’individuazione dei file o alla garanzia della conformità alle normative. Ad esempio, se un dipendente richiede un file che non riesci a trovare, potresti utilizzare le capacità di risoluzione dei problemi per individuarlo controllando altre posizioni in cui il file potrebbe essere stato salvato o cercando file simili. Utilizzi anche le capacità di risoluzione dei problemi per determinare come rispettare normative come l’HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), che impone alle aziende di proteggere le informazioni sanitarie sensibili.

Come posso apprendere queste competenze di gestione dei documenti?

Esistono alcuni modi in cui puoi acquisire le competenze necessarie per la gestione dei record. Molte università della comunità offrono corsi di gestione dei documenti che possono darti una conoscenza di base del settore. Puoi anche trovare corsi online che possono fornirti una formazione più specifica. Infine, ci sono molte organizzazioni professionali, come l’Association of Records Managers and Administrators (ARMA) e l’Institute for Certified Records Managers (ICRM), che offrono programmi di certificazione che possono darti le competenze necessarie per essere un record manager di successo.

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