16 competenze di supervisore amministrativo per la tua carriera e il tuo curriculum (Stipendio 2023)

Scopri le competenze più importanti del supervisore amministrativo, come puoi utilizzarle sul posto di lavoro e cosa elencare nel tuo curriculum.

Un supervisore amministrativo è responsabile delle operazioni quotidiane di un ufficio o di un’organizzazione. Spesso hanno una vasta gamma di responsabilità, dalla supervisione del personale alla gestione delle richieste dei clienti. I supervisori amministrativi devono possedere una varietà di competenze per avere successo nel loro ruolo. Se sei interessato a diventare supervisore amministrativo, conoscere le competenze necessarie può aiutarti a determinare se questa è la carriera giusta per te.


Competenze di supervisore amministrativo

Flessibilità

La flessibilità è la capacità di adattarsi alle mutevoli circostanze. I supervisori amministrativi spesso devono affrontare situazioni impreviste, quindi la flessibilità può essere una competenza importante da possedere. Essere flessibili significa essere in grado di modificare i propri piani quando necessario e adattarsi rapidamente alle nuove sfide. Significa anche accettare il feedback degli altri e adattare i propri metodi di conseguenza.

Amministrazione d’ufficio

I supervisori amministrativi svolgono spesso compiti d’ufficio, come la gestione di fascicoli e corrispondenza. Supervisionano anche gli assistenti amministrativi che gestiscono questi compiti per altri dipendenti. Forti capacità di amministrazione d’ufficio includono la digitazione di almeno 40 parole al minuto, l’utilizzo di programmi software per computer come Microsoft Word ed Excel e il mantenimento di una corrispondenza professionale.

Gestione dei record

I supervisori amministrativi spesso supervisionano i registri della loro azienda, compresi i file dei dipendenti e i documenti finanziari. Devono sapere come gestire questi registri in modo da poter garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti. Ad esempio, se un dipendente lascia l’azienda, il supervisore amministrativo può essere responsabile dell’aggiornamento dei registri del personale e del mantenimento della riservatezza durante la gestione delle informazioni sensibili.

Gestione delle strutture

I supervisori amministrativi spesso supervisionano la manutenzione dello spazio fisico di un’azienda, compresi i suoi edifici e terreni. Possono anche essere responsabili della supervisione di progetti di costruzione o di ristrutturazione per garantire che le strutture siano sicure e funzionali. Ciò richiede la conoscenza dei codici di costruzione, delle norme di sicurezza e di altri aspetti della gestione della struttura.

Risoluzione dei problemi

Il problem solving è la capacità di identificare e affrontare i problemi che possono sorgere in un ambiente di lavoro. I supervisori amministrativi spesso utilizzano capacità di problem solving quando gestiscono i conflitti dei dipendenti, affrontano problemi di sicurezza sul lavoro o risolvono i reclami del servizio clienti. La tua capacità di risolvere i problemi può aiutarti a mantenere un ambiente di lavoro produttivo e garantire che i membri del tuo team siano felici e soddisfatti del loro lavoro.

La formazione dei dipendenti

I supervisori amministrativi spesso hanno la necessità di formare nuovi dipendenti e aggiornare il personale esistente sulle politiche aziendali. Ciò può includere fornire informazioni su programmi software, attrezzature o altri aspetti del lavoro che potrebbero non essere familiari. Fornire formazione ti consente di aiutare il tuo team a crescere professionalmente e garantisce che dispongano degli strumenti necessari per svolgere bene il proprio lavoro. Puoi anche utilizzare la formazione come un’opportunità per valutare l’efficacia della collaborazione del tuo team e identificare eventuali aree di miglioramento.

Assistenza clienti

Le competenze del servizio clienti sono importanti per un supervisore amministrativo perché spesso supervisionano i dipartimenti rivolti ai clienti. Devono essere in grado di fornire un servizio eccellente e garantire che i clienti siano soddisfatti del lavoro dei membri del proprio team. Le capacità di servizio al cliente possono anche aiutarli a risolvere i conflitti tra dipendenti e clienti in modo professionale.

Valutazione delle prestazioni

I supervisori amministrativi spesso valutano le prestazioni dei membri del proprio team e forniscono feedback su come possono migliorare. Questo è un aspetto importante della supervisione perché ti consente di aiutare i tuoi dipendenti a crescere nei loro ruoli, il che può portare a una maggiore produttività e a un ambiente di lavoro più positivo. È inoltre possibile utilizzare le valutazioni quando si prendono decisioni relative alla retribuzione o alle promozioni dei dipendenti.

Organizzazione

L’organizzazione è la capacità di tenere traccia di molteplici compiti e responsabilità. I supervisori amministrativi spesso hanno molti compiti, quindi è importante che siano organizzati. Questa abilità può aiutarti a dare priorità al tuo lavoro e rimanere concentrato sull’attività. Consente inoltre di delegare le attività in modo efficace assegnando compiti specifici ai dipendenti che hanno maggiori probabilità di completarli in modo tempestivo.

Gestione delle scorte

I supervisori amministrativi spesso supervisionano l’inventario di un’azienda, il che richiede loro forti capacità organizzative. Devono sapere come tracciare e registrare i prodotti in entrata e in uscita, nonché come ordinare nuove forniture quando necessario. Forti capacità di gestione dell’inventario possono aiutare a garantire che il tuo team disponga delle risorse necessarie per completare il proprio lavoro.

Comunicazione

La comunicazione è la capacità di trasmettere informazioni in modo chiaro e conciso. I supervisori amministrativi spesso comunicano con i membri del team, i clienti e altri dipartimenti all’interno di un’organizzazione. Forti capacità di comunicazione possono aiutarti a trasmettere istruzioni o feedback in modo efficace, il che può migliorare la produttività e ridurre i conflitti sul posto di lavoro. Puoi anche utilizzare le tue capacità di comunicazione nelle riunioni in cui presenti idee o discuti le politiche aziendali.

Attuazione delle politiche

I supervisori amministrativi sono responsabili dell’attuazione delle politiche e delle procedure organizzative. Ciò include garantire che i dipendenti comprendano le regole, monitorarne il rispetto e applicare le conseguenze quando necessario. Ad esempio, se un’organizzazione ha una politica sul codice di abbigliamento, potresti essere responsabile di informarne i nuovi dipendenti, controllare il loro abbigliamento durante le riunioni e affrontare eventuali violazioni.

Budgeting

Il budget è il processo di pianificazione di come spendere i soldi della tua azienda. I supervisori amministrativi spesso hanno la responsabilità della gestione dei budget, quindi è importante sapere come crearli e monitorarli in modo efficace. Puoi utilizzare programmi software come Microsoft Excel o Fogli Google per aiutarti con la definizione del budget. Questa abilità include anche sapere come apportare modifiche quando necessario.

Comando

I supervisori amministrativi spesso devono guidare gruppi di dipendenti, quindi è importante che tu sappia essere un buon leader. Puoi utilizzare le tue capacità di leadership in molti aspetti del tuo lavoro, tra cui delegare compiti, motivare gli altri e risolvere conflitti sul posto di lavoro. Essere un leader efficace significa sapere come motivare i membri del tuo team e incoraggiarli a fare del loro meglio.

Il processo decisionale

I supervisori amministrativi spesso devono prendere decisioni su come gestire le questioni relative al posto di lavoro. Potrebbero dover decidere quali compiti assegnare ai dipendenti, quali risorse utilizzare e come risolvere i conflitti tra colleghi. Forti capacità decisionali possono aiutarli a gestire queste situazioni in modo efficace. Esempi di quando potresti applicare le tue capacità decisionali includono l’assegnazione di progetti, la gestione delle assenze dei dipendenti e la risoluzione delle controversie.

Gestione del progetto

Il project management è la capacità di supervisionare e dirigere un gruppo di persone che lavorano su un progetto. I supervisori amministrativi spesso utilizzano questa abilità quando gestiscono team che stanno creando nuovi processi o prodotti. È importante che un supervisore amministrativo sia in grado di delegare compiti, monitorare i progressi e valutare i risultati.

Come posso apprendere queste competenze di supervisore amministrativo?

Esistono alcuni modi per acquisire le competenze necessarie per una posizione di supervisore amministrativo. Molte di queste competenze possono essere apprese attraverso l’esperienza sul posto di lavoro, come il servizio clienti o la valutazione delle prestazioni. Altre competenze, come l’amministrazione dell’ufficio o la gestione dei documenti, possono essere apprese attraverso programmi di istruzione o formazione formale. Inoltre, molte di queste abilità possono essere apprese attraverso libri, articoli o risorse online. Infine, alcune di queste abilità, come la risoluzione dei problemi o il processo decisionale, possono essere apprese attraverso la pratica e l’esperienza.

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