Cosa fa un amministratore di front office? (Stipendio 2023)

Scopri cosa fa un amministratore di front office, come ottenere questo lavoro e cosa serve per avere successo come amministratore di front office.

Gli amministratori del front office sono il volto di molte aziende. Accolgono clienti e visitatori, rispondono al telefono, programmano appuntamenti, elaborano pagamenti ed eseguono una serie di altre attività per garantire che la loro azienda funzioni senza intoppi.

Gli amministratori del front office possono anche essere responsabili della gestione del personale della reception: ciò include l’assegnazione di compiti, la formazione e la garanzia che tutti svolgano correttamente il proprio lavoro.

Mansioni di lavoro dell’amministratore di front office

Un amministratore di front office in genere ha una vasta gamma di responsabilità, che possono includere:

  • Esaminare le domande e intervistare i candidati per assumere nuovi dipendenti o escludere candidati non qualificati
  • Garantire che i reclami assicurativi siano elaborati correttamente e in modo tempestivo
  • Gestire le questioni relative ai rapporti con i dipendenti come la cessazione del rapporto di lavoro dei dipendenti o l’affrontare reclami su molestie o discriminazioni
  • Fornire assistenza clienti rispondendo al telefono, salutando i visitatori, programmando appuntamenti ed elaborando pagamenti
  • Coordinare l’organizzazione del viaggio per dirigenti e membri del personale come viaggi di lavoro o vacanze
  • Gestione dei record dei dipendenti, inclusi i file del personale, l’iscrizione ai benefici e le informazioni sui salari
  • Coordinare eventi d’ufficio come riunioni o conferenze
  • Redigere le note spese e mantenere i registri delle note spese
  • Elaborazione della posta in arrivo e distribuzione della posta in uscita

Stipendio e prospettive dell’amministratore di front office

Gli stipendi degli amministratori di front office variano a seconda del loro livello di istruzione ed esperienza, delle dimensioni dell’azienda e dell’ubicazione geografica del lavoro.

  • Stipendio annuale medio: $ 41.500 ($ 19,95 / ora)
  • Top 10% di stipendio annuo: $ 60.500 ($ 29,09/ora)

Si prevede che l’occupazione degli amministratori di front office crescerà a un tasso medio nel prossimo decennio.

La crescita dell’occupazione sarà guidata dalla continua espansione e dall’invecchiamento della popolazione, che porterà a una maggiore domanda di servizi sanitari. Di conseguenza, più operatori sanitari avranno bisogno di amministratori di front office per organizzare i programmi dei pazienti e indirizzare i pazienti agli operatori sanitari appropriati.

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Requisiti di lavoro dell’amministratore di front office

Un amministratore di front office in genere deve avere le seguenti qualifiche:

Formazione scolastica: Gli amministratori di front office entry-level devono avere almeno un diploma di scuola superiore o equivalente. Alcuni datori di lavoro preferiscono i candidati che hanno una laurea in economia, ospitalità o un campo correlato. I corsi pertinenti includono amministrazione aziendale, competenze informatiche, contabilità, marketing e risorse umane.

Formazione ed esperienza: Gli amministratori del front office in genere ricevono una formazione sul posto di lavoro. Questa formazione può includere l’affiancamento di un altro amministratore del front office o l’apprendimento dei processi e delle procedure specifici dell’azienda. La formazione può durare da poche settimane a pochi mesi.

Certificazioni e licenze: Le certificazioni forniscono una prova delle qualifiche e possono aiutarti a competere per i lavori. Gli amministratori del front office possono ottenere certificazioni per acquisire una conoscenza più teorica delle proprie responsabilità, testare le proprie capacità e avanzare ulteriormente nella propria carriera.

Competenze di amministratore di front office

Gli amministratori del front office hanno bisogno delle seguenti competenze per avere successo:

Comunicazione: La comunicazione è l’atto di trasmettere informazioni attraverso la parola, la scrittura o altri metodi. In qualità di amministratore d’ufficio, ti potrebbe essere richiesto di comunicare con clienti, colleghi e altri membri del personale. Abilità comunicative efficaci possono aiutarti a trasmettere informazioni in modo chiaro e a rispondere alle domande.

Organizzazione: L’organizzazione è un’abilità cruciale per un amministratore d’ufficio, poiché ti consente di completare il tuo lavoro in modo efficiente. In qualità di amministratore dell’ufficio, potresti essere responsabile della gestione di più calendari, del monitoraggio degli orari dei dipendenti e della conservazione dei file. Essere in grado di rimanere organizzati può aiutarti a completare il tuo lavoro in tempo e assicurarti di non perdere nessuna scadenza.

Assistenza clienti: Il servizio clienti è la capacità di interagire con i clienti in modo amichevole e utile. Gli amministratori del front office lavorano spesso in ruoli di servizio clienti, quindi il servizio clienti è un’abilità importante per loro. Le capacità del servizio clienti possono includere ascolto attivo, empatia e pazienza.

Tecnologia: Gli amministratori del front office utilizzano la tecnologia per svolgere le proprie mansioni lavorative. Possono utilizzare computer, telefoni, fax e altri dispositivi per comunicare con i clienti, programmare appuntamenti, registrare informazioni e altro ancora. È importante sapere come utilizzare la tecnologia per svolgere le proprie mansioni lavorative.

Comando: Gli amministratori del front office spesso lavorano in team, quindi è importante che siano in grado di guidare gli altri. Puoi usare le tue capacità di leadership per motivare i tuoi colleghi, delegare compiti e incoraggiare gli altri a lavorare al massimo delle loro potenzialità.

Ambiente di lavoro amministratore di front office

Gli amministratori del front office lavorano in una varietà di contesti, inclusi uffici aziendali, agenzie governative, strutture mediche e sanitarie, scuole, college e università. In genere lavorano una settimana standard di 40 ore, anche se alcuni possono lavorare la sera o nei fine settimana per soddisfare le esigenze del loro datore di lavoro. Molti amministratori di front office hanno notevoli contatti con il pubblico e devono essere in grado di trattare con tatto e diplomazia con persone che potrebbero essere sotto stress o che sono arrabbiate o turbate. Devono inoltre essere in grado di gestire una varietà di attività contemporaneamente ed essere in grado di prendere decisioni rapide.

Tendenze degli amministratori di front office

Ecco tre tendenze che influenzano il modo in cui lavorano gli amministratori del front office. Gli amministratori del front office dovranno rimanere aggiornati su questi sviluppi per mantenere le proprie competenze pertinenti e mantenere un vantaggio competitivo sul posto di lavoro.

L’ascesa dell’ufficio virtuale

L’ascesa dell’ufficio virtuale è una tendenza che sta rapidamente guadagnando popolarità tra le aziende, in quanto consente loro di risparmiare denaro sullo spazio ufficio e altre spese. Ciò significa che gli amministratori del front office dovranno essere in grado di lavorare efficacemente in un ambiente virtuale, che richiede forti capacità comunicative e organizzative.

Man mano che sempre più aziende si spostano verso un modello di ufficio virtuale, gli amministratori del front office dovranno essere preparati a lavorare con team remoti e gestire le attività senza supervisione diretta. Dovranno anche sentirsi a proprio agio nell’usare la tecnologia per comunicare e collaborare con i membri del team.

Maggiore attenzione all’esperienza del cliente

L’esperienza del cliente sta diventando sempre più importante per le aziende, poiché si stanno rendendo conto che è ciò che le distingue dai concorrenti. Di conseguenza, gli amministratori del front office dovranno concentrarsi sulla fornitura di un servizio clienti eccellente che soddisfi o superi le aspettative dei clienti.

Questa tendenza significa che gli amministratori del front office dovranno essere esperti nelle tecniche del servizio clienti ed essere in grado di gestire qualsiasi situazione che possa presentarsi. Inoltre, dovranno avere familiarità con le tendenze attuali per fornire prodotti e servizi che soddisfino le esigenze dei clienti.

Maggiore utilizzo della tecnologia

La tecnologia sta giocando un ruolo sempre più importante sul posto di lavoro, e questo è particolarmente vero per gli amministratori del front office. Man mano che la tecnologia diventa più diffusa, gli amministratori del front office dovranno imparare a usarla a proprio vantaggio.

Ad esempio, molte aziende ora utilizzano sistemi elettronici per gestire appuntamenti e pagamenti. Ciò semplifica la gestione del carico di lavoro da parte degli amministratori del front office, ma richiede anche che abbiano familiarità con questi sistemi.

Come diventare un amministratore di front office

Una carriera di amministratore di front office può essere un ottimo modo per mettere piede nella porta del mondo degli affari. In qualità di amministratore del front office, avrai l’opportunità di conoscere diversi settori e aziende, oltre a sviluppare competenze nel servizio clienti, nella comunicazione e nel lavoro di squadra.

Per iniziare la tua carriera di amministratore di front office, è importante costruire una solida base di competenze. Ciò include avere forti capacità di dattilografia e informatiche, nonché la conoscenza dei programmi di Microsoft Office. Dovresti anche essere in grado di comunicare in modo efficace con i clienti tramite telefono o e-mail. Inoltre, è importante avere forti capacità organizzative in modo da poter tenere traccia di tutti i dettagli coinvolti nella gestione di un ufficio.

Prospettive di avanzamento

Gli amministratori del front office possono avanzare nella loro carriera assumendosi ulteriori responsabilità all’interno della loro organizzazione. Possono anche passare a ruoli dirigenziali, supervisionando un team di personale del front office. Con l’esperienza, gli amministratori del front office possono passare a ruoli di livello esecutivo, come direttore delle operazioni o direttore amministrativo. In alcune organizzazioni, gli amministratori del front office possono anche avere l’opportunità di spostarsi in altre aree, come le risorse umane, il marketing o le vendite.

Esempio di descrizione del lavoro dell’amministratore di front office

A [CompanyX], siamo la prima e l’ultima impressione per i nostri clienti, motivo per cui stiamo cercando un amministratore di front office professionale, cortese e organizzato. In qualità di primo punto di contatto per i visitatori, sarai responsabile di accogliere e dirigere gli ospiti, rispondere e instradare le telefonate e gestire le richieste generali. Sarai inoltre responsabile del mantenimento della pulizia e dell’organizzazione dell’area della reception e delle aree comuni, nonché dell’ordinazione e dello stoccaggio delle forniture. Il candidato ideale avrà una precedente esperienza di lavoro in un ambiente d’ufficio frenetico e sarà in grado di destreggiarsi tra più attività contemporaneamente con un atteggiamento positivo.

doveri e responsabilità

  • Rispondi a tutte le chiamate in arrivo in modo professionale e cortese, filtrando le chiamate se necessario e ricevendo messaggi accurati
  • Saluta tutti i visitatori e i clienti in modo caloroso e accogliente, fornendo assistenza e indirizzandoli alla persona o al dipartimento appropriato
  • Mantenere la pulizia e l’organizzazione dell’area del front office e delle aree comuni, inclusi ma non limitati a: passare l’aspirapolvere, spolverare, raddrizzare i mobili, ecc.
  • Monitorare e ordinare le forniture per ufficio secondo necessità, assicurandosi che vi sia sempre una fornitura adeguata
  • Prepara la posta e la corrispondenza in uscita, inclusi e-mail, fax e pacchi
  • Ricevi e ordina la posta in arrivo e le consegne, distribuendo se necessario
  • Gestisci e mantieni le sale conferenze, pianificandole secondo necessità e assicurandoti che siano pulite e pronte per l’uso
  • Assistere con progetti ed eventi speciali secondo necessità
  • Aggiornare e mantenere elenchi di contatti
  • Esegui attività di contabilità e contabilità leggere secondo necessità
  • Creare e mantenere sistemi di archiviazione, sia elettronici che cartacei
  • Fornire supporto amministrativo al team secondo necessità, inclusi ma non limitati a: inserimento dati, preparazione di report e presentazioni, pianificazione appuntamenti, ecc.

Competenze e qualifiche richieste

  • Comprovata esperienza amministrativa in un ambiente di front office
  • Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale
  • Forti capacità di gestione del tempo e capacità di multitasking
  • Competente in Microsoft Office, con attitudine all’apprendimento di nuovi software e sistemi
  • Solide capacità interpersonali
  • Diploma di scuola superiore o equivalente

Competenze e qualifiche preferite

  • Laurea
  • Precedente successo nella gestione di un front office
  • Esperienza nello sviluppo di processi interni e sistemi di archiviazione
  • Gestione confortevole delle informazioni riservate
  • Capacità di adattarsi alle mutevoli situazioni in modo calmo e professionale
  • Familiarità con la terminologia medica e le procedure di fatturazione

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