Cosa fa un assistente manager di eventi? (Stipendio 2023)

Gli assistenti gestori dell’evento sono il braccio destro del gestore dell’evento. Aiutano a pianificare e coordinare tutti gli aspetti di un evento, dall’ideazione all’esecuzione. I loro compiti possono includere qualsiasi cosa, dall’approvvigionamento di fornitori e servizi alla gestione di budget e scadenze.

Mansioni lavorative di assistente responsabile eventi

Gli assistenti gestori di eventi hanno in genere una vasta gamma di responsabilità, che possono includere:

• Coordinarsi con il personale dell’hotel per garantire che tutti i dettagli dell’evento siano gestiti in modo fluido ed efficiente
• Gestire i budget e pianificare i costi per ciascun evento, inclusi i costi della sede, il catering, l’intrattenimento e altre spese
• Comunicare eventuali modifiche o aggiornamenti a programmi o piani a tutte le persone interessate
• Garantire che tutte le attrezzature siano installate correttamente e funzionino correttamente per l’evento
• Incontro con i clienti per discutere i dettagli e gli obiettivi dell’evento per garantire che le loro esigenze siano soddisfatte
• Revisionare i contratti e assicurarsi che tutti i dettagli siano chiaramente delineati
• Gestire tutti gli aspetti della pianificazione dell’evento dall’inizio alla fine, inclusa l’assunzione di fornitori e l’acquisto di forniture
• Assicurarsi che gli eventi si svolgano senza intoppi monitorando le esigenze degli ospiti e rispondendo di conseguenza
• Preparazione di contratti e accordi per clienti e fornitori

Stipendio e prospettive dell’assistente responsabile eventi

Gli stipendi degli assistenti gestori di eventi variano a seconda del livello di istruzione, degli anni di esperienza, delle dimensioni e del settore dell’azienda. Possono anche guadagnare un compenso aggiuntivo sotto forma di bonus.

• Stipendio annuale medio: $ 47.000 ($ 22,6/ora)
• Stipendio annuo del 10% più ricco: $ 122.000 ($ 58,65/ora)

Si prevede che l’occupazione dei gestori di eventi crescerà molto più rapidamente della media nel prossimo decennio.

La crescita dell’occupazione sarà guidata dalla crescente popolarità di eventi speciali, come festival e concerti, che si prevede attireranno più partecipanti. Saranno necessari gestori di eventi per organizzare questi eventi e garantire che si svolgano senza intoppi.

Requisiti di lavoro dell’assistente responsabile eventi

Per diventare un assistente gestore eventi, potrebbe essere necessario disporre di quanto segue:

Formazione scolastica: Gli assistenti gestori di eventi sono generalmente tenuti ad avere una laurea in ospitalità, gestione di eventi o un campo correlato. Alcuni dei corsi inclusi in questi programmi riguardano la gestione dell’ospitalità, la pianificazione di eventi, la gestione aziendale, il marketing e le vendite.

Formazione ed esperienza: Gli assistenti manager in genere ricevono una formazione sul posto di lavoro dai loro attuali o precedenti datori di lavoro. Questa formazione aiuta l’assistente manager ad apprendere le politiche e le procedure dell’azienda. Li aiuta anche ad apprendere i doveri specifici della posizione.

Certificazioni e licenze: Gli assistenti gestori di eventi non hanno bisogno di alcuna certificazione per guadagnare la loro posizione. Tuttavia, sono disponibili certificazioni per gli assistenti manager di eventi che desiderano aumentare la propria capacità di guadagno o rendersi più competitivi quando tentano di avanzare nella propria carriera.

Competenze di assistente responsabile eventi

Gli assistenti gestori di eventi necessitano delle seguenti competenze per avere successo:

Comunicazione: La comunicazione è un’altra abilità cruciale per un assistente manager di eventi. Potresti essere incaricato di inoltrare i messaggi dal gestore dell’evento al resto del team, quindi è importante che tu possa comunicare in modo efficace. Dovresti anche essere in grado di ascoltare e comprendere le esigenze dei membri del tuo team e trasmetterle al gestore dell’evento.

Organizzazione: L’organizzazione è un’altra abilità cruciale per un assistente manager di eventi. Potresti essere responsabile della pianificazione e dell’esecuzione di un intero evento, quindi devi essere in grado di gestire il tuo tempo e le tue risorse in modo efficace. Puoi utilizzare le capacità organizzative per pianificare ed eseguire eventi, gestire budget e delegare attività ad altri membri dello staff.

Comando: Le capacità di leadership possono aiutarti a diventare un efficace assistente manager di eventi. In qualità di assistente, potresti essere incaricato di guidare un piccolo team di membri dello staff. Puoi utilizzare le tue capacità di leadership per motivare il tuo team, delegare compiti e incoraggiare lo sviluppo professionale.

Risoluzione dei problemi: In qualità di assistente gestore eventi, potresti essere responsabile della gestione di situazioni impreviste. La tua capacità di risolvere i problemi in modo rapido ed efficace può aiutarti a mantenere un ambiente di lavoro positivo e garantire che l’evento si svolga senza intoppi. Puoi utilizzare le tue capacità di problem solving per identificare la fonte del problema, sviluppare una soluzione e implementarla.

Gestione del tempo: In qualità di assistente event manager, potresti essere responsabile della supervisione di molteplici aspetti di un evento, tra cui l’organizzazione, l’esecuzione e la suddivisione dell’evento. È importante gestire il tuo tempo in modo efficace in modo da poter completare tutte le tue attività in tempo. Questo può aiutarti a garantire il successo dell’evento.

Ambiente di lavoro dell’Assistente Responsabile Eventi

L’assistente manager dell’evento è responsabile di assistere il manager dell’evento in tutti gli aspetti della pianificazione e dell’esecuzione dell’evento. Ciò include la ricerca e la prenotazione di luoghi, il coordinamento con i fornitori, la preparazione dei budget dell’evento e la promozione dell’evento. L’assistente manager dell’evento lavora a stretto contatto con il manager dell’evento per garantire che tutti i dettagli dell’evento siano curati e che l’evento si svolga senza intoppi. L’assistente responsabile dell’evento può anche essere responsabile della gestione del giorno dell’evento, che include l’allestimento dello spazio dell’evento, il coordinamento con lo staff dell’evento e i volontari e la risoluzione di eventuali problemi che potrebbero sorgere. La posizione di assistente responsabile eventi è un lavoro frenetico ed impegnativo che richiede eccellenti capacità organizzative e multitasking. La capacità di lavorare bene sotto pressione e di gestire i cambiamenti dell’ultimo minuto è essenziale. La posizione di assistente event manager è spesso considerata un trampolino di lancio verso la posizione di event manager.

Tendenze dell’Assistente Event Manager

Ecco tre tendenze che influenzano il modo in cui lavorano gli assistenti gestori di eventi. Gli assistenti responsabili degli eventi dovranno rimanere aggiornati su questi sviluppi per mantenere le proprie competenze rilevanti e mantenere un vantaggio competitivo sul posto di lavoro.

La crescita degli eventi aziendali

La crescita degli eventi aziendali è una tendenza che sta vedendo una crescente popolarità tra le aziende. Ciò è dovuto al fatto che gli eventi aziendali possono essere un modo efficace per costruire relazioni con clienti e potenziali partner.

Con l’aumento della domanda di eventi aziendali, gli assistenti gestori degli eventi dovranno essere preparati a gestire la pianificazione e l’esecuzione di questi eventi. Dovranno avere familiarità con le ultime tendenze nella pianificazione di eventi e avere le competenze necessarie per gestire progetti su larga scala.

Maggiore attenzione al marchio

Il branding è diventato sempre più importante nel mondo degli affari poiché le aziende cercano di distinguersi dalla concorrenza. In qualità di assistente event manager, puoi svolgere un ruolo chiave nell’aiutare la tua azienda a creare una forte identità di marca concentrandoti sui dettagli che la rendono unica.

Ciò include tutto, dai colori e i caratteri utilizzati nei materiali di marketing all’ubicazione del tuo stand in una fiera. Prestando attenzione a questi dettagli, puoi aiutare la tua azienda a creare un’impressione duratura con i clienti.

Maggiore utilizzo della tecnologia negli eventi

La tecnologia sta diventando sempre più prevalente negli eventi, poiché gli organizzatori cercano nuovi modi per migliorare l’esperienza dei partecipanti.

Gli assistenti gestori di eventi che sono in grado di utilizzare la tecnologia nei loro eventi avranno più successo di quelli che non lo fanno. Ciò significa che dovranno avere familiarità con le ultime tecnologie e come utilizzarle in modo efficace. Dovranno inoltre essere in grado di comunicare con i fornitori e altri professionisti coinvolti nel processo di pianificazione dell’evento.

Come diventare assistente manager di eventi

Una carriera come assistente manager di eventi può essere un ottimo modo per entrare nel settore della pianificazione di eventi. In qualità di assistente event manager, avrai l’opportunità di conoscere tutti gli aspetti della pianificazione dell’evento e acquisire esperienza lavorando con team diversi. Svilupperai anche competenze importanti come comunicazione, organizzazione e risoluzione dei problemi.

Man mano che avanzi nella tua carriera, potresti voler specializzarti in una particolare area della pianificazione di eventi, come il catering o la logistica. Potresti anche passare a un ruolo di supervisione, supervisionando un team di assistenti.

Prospettive di avanzamento

Le prospettive di avanzamento per gli assistenti gestori di eventi sono buone. Con l’esperienza, gli assistenti gestori di eventi possono raggiungere posizioni di coordinatore di eventi. Nelle organizzazioni più grandi, potrebbero eventualmente diventare gestori di eventi. Alcuni assistenti gestori di eventi possono anche avviare la propria attività di pianificazione di eventi.

Esempio di descrizione del lavoro di Assistente responsabile eventi

A [CompanyX], produciamo alcuni degli eventi più attesi del settore. Dall’inizio alla fine, i nostri eventi sono pianificati ed eseguiti meticolosamente per garantire un’esperienza senza interruzioni agli ospiti. Stiamo attualmente cercando un assistente event manager che ci aiuti con la pianificazione e l’esecuzione dei nostri prossimi eventi. Il candidato ideale avrà esperienza di lavoro nel settore della pianificazione di eventi, nonché un occhio attento ai dettagli. Lui o lei sarà responsabile di fornire assistenza nel coordinamento di tutta la logistica dell’evento, inclusa ma non limitata alla gestione dei fornitori, al budget e alla gestione degli eventi in loco.

doveri e responsabilità

• Comprendere l’ambito di lavoro per ciascun evento e sviluppare un piano chiaro per eseguire tutte le attività richieste entro la tempistica specificata
• Fungere da punto di contatto principale per i clienti nel periodo precedente l’evento, assicurando che le loro esigenze e aspettative siano soddisfatte
• Collaborare con gli altri membri dello staff dell’evento per delegare compiti e garantire che tutti siano consapevoli dei propri ruoli e responsabilità
• Gestisci la logistica in loco il giorno dell’evento, inclusi l’installazione, il guasto e la risoluzione di eventuali problemi che potrebbero sorgere
• Supervisionare i rapporti con i fornitori prima e durante l’evento, assicurando che tutti i servizi appaltati vengano forniti come concordato
• Raccogli il feedback dei partecipanti dopo l’evento e inseriscilo in un report per il cliente
• Rispetta il budget dell’evento negoziando contratti, trovando soluzioni economicamente vantaggiose ai problemi e monitorando le spese durante tutto il processo di pianificazione
• Esamina i dettagli dell’evento con il cliente prima della fatturazione per assicurarti che sia soddisfatto del risultato dell’evento
• Genera fatture ed elabora i pagamenti in modo tempestivo
• Mantenere relazioni positive con clienti, fornitori e altri professionisti del settore
• Tieniti al passo con le tendenze del settore e le migliori pratiche per garantire che gli eventi siano pianificati ed eseguiti secondo gli standard più elevati
• Cercare continuamente modi per migliorare i processi e le procedure di pianificazione degli eventi

Competenze e qualifiche richieste

• Laurea in gestione di eventi, ospitalità, amministrazione aziendale o settore correlato
• 1-2 anni di esperienza professionale nella pianificazione o nel coordinamento di eventi
• Ottime capacità organizzative e attenzione ai dettagli
• Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale
• Creatività e capacità di problem solving
• Flessibilità e adattabilità

Competenze e qualifiche preferite

• Competenza con Microsoft Office, Google Suite e piattaforme di social media
• Esperienza con software di gestione dei progetti, come Asana o Trello
• Abilità di progettazione grafica
• Esperienza in materia di budget e reporting finanziario
• Certificazione di eventi, come Certified Special Events Professional (CSEP) o Certified Meeting Professional (CMP)