Cosa fa un assistente organizzatore di eventi? (Stipendio 2023)

Scopri cosa fa un assistente organizzatore di eventi, come ottenere questo lavoro e cosa serve per avere successo come assistente organizzatore di eventi.

Gli organizzatori di eventi sono responsabili della pianificazione e dell’esecuzione di eventi come matrimoni, conferenze, feste, ecc. Lavorano a stretto contatto con i clienti per determinare le loro esigenze e desideri, quindi pianificano ogni dettaglio dell’evento dall’inizio alla fine.

Gli assistenti degli organizzatori di eventi svolgono un ruolo importante in questo processo supportando l’organizzatore di eventi in ogni modo possibile. Ciò potrebbe includere aiutare a programmare riunioni con i fornitori, gestire documenti o altre attività amministrative, ricercare fornitori o sedi, ecc.

Doveri di lavoro dell’assistente organizzatore di eventi

Gli assistenti alla pianificazione di eventi hanno una vasta gamma di responsabilità, che possono includere:

  • Comunicare con i gestori della sede per garantire che tutti i dettagli siano in ordine per l’evento
  • Fornire supporto amministrativo all’organizzatore dell’evento gestendo attività come l’organizzazione dei posti a sedere, l’effettuazione di ordini di forniture e l’organizzazione di servizi di catering
  • Coordinamento dei contratti e dei pagamenti dei fornitori con i fornitori, inclusi musicisti, fotografi e ristoratori
  • Coordinarsi con altri membri dello staff coinvolti nell’evento, come il responsabile della sede, il responsabile del catering, il fioraio, il decoratore e il coordinatore dell’intrattenimento
  • Coordinarsi con i clienti per quanto riguarda i dettagli dell’evento per garantire che siano soddisfatti degli accordi
  • Coordinarsi con i fornitori per assicurarsi che arrivino in tempo e dispongano dell’attrezzatura adeguata per l’occasione
  • Coordinarsi con i clienti per garantire che siano soddisfatti del processo di pianificazione, incluso assicurarsi che siano a proprio agio con il budget dell’evento
  • Coordinamento con i clienti su eventuali modifiche dell’ultimo minuto al programma dell’evento o ai dettagli dell’evento
  • Assicurarsi che l’evento si svolga senza intoppi coordinandosi con tutti i fornitori e i membri del personale per garantire che siano consapevoli delle proprie responsabilità durante l’evento

Stipendio e prospettive dell’assistente pianificatore di eventi

Gli stipendi degli assistenti alla pianificazione di eventi variano a seconda del livello di istruzione, degli anni di esperienza e del tipo di evento che stanno pianificando.

  • Stipendio annuale medio: $ 47.000 ($ 22,6 / ora)
  • Top 10% di stipendio annuo: $ 87.500 ($ 42,07/ora)

Si prevede che l’occupazione degli organizzatori di eventi crescerà molto più rapidamente della media nel prossimo decennio.

Si prevede che la domanda di organizzatori di eventi aumenterà man mano che sempre più persone pianificano eventi come matrimoni, feste e riunioni aziendali al di fuori dei luoghi tradizionali, come hotel e sale per banchetti. Di conseguenza, saranno necessari organizzatori di eventi per aiutare i clienti a pianificare questi eventi in luoghi non tradizionali.

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Requisiti di lavoro per assistente pianificatore di eventi

Gli assistenti alla pianificazione di eventi in genere devono avere le seguenti qualifiche:

Formazione scolastica: Gli organizzatori di eventi assistono i loro datori di lavoro con la pianificazione e l’esecuzione di eventi. Per iniziare in questo campo, puoi conseguire una laurea biennale in pianificazione di eventi o gestione dell’ospitalità. I corsi in questi programmi includono pianificazione di eventi, ospitalità, marketing, pubbliche relazioni e gestione aziendale.

Formazione ed esperienza: Gli assistenti degli organizzatori di eventi in genere ricevono una formazione sul posto di lavoro dal loro nuovo datore di lavoro. La formazione può includere l’affiancamento all’organizzatore dell’evento o all’assistente per apprendere il flusso di lavoro e le procedure. La formazione può includere anche l’apprendimento del software e dei programmi per computer che l’azienda utilizza per organizzare eventi.

Certificazioni e licenze: Gli assistenti alla pianificazione di eventi non hanno bisogno di alcuna certificazione per guadagnare la loro posizione. Tuttavia, l’organizzazione di eventi è un settore competitivo e gli assistenti alla pianificazione di eventi potrebbero desiderare di conseguire la certificazione per dimostrare la loro dedizione al settore e aumentare il loro potenziale di guadagno.

Competenze di assistente pianificatore di eventi

Gli organizzatori di eventi hanno bisogno delle seguenti competenze per avere successo:

Organizzazione: L’organizzazione è un’altra abilità che può essere utile per gli assistenti degli organizzatori di eventi. In qualità di assistente, potresti essere responsabile della manutenzione del calendario del pianificatore, tenere traccia della loro corrispondenza e di altri registri e file e garantire che l’ufficio del pianificatore sia pulito e ordinato.

Comunicazione: La comunicazione è l’atto di trasmettere informazioni attraverso mezzi verbali o non verbali. Gli organizzatori di eventi usano spesso le capacità di comunicazione per trasmettere idee a clienti, colleghi e fornitori. Usano anche abilità comunicative per spiegare idee complesse in un modo che i loro assistenti possano capire.

Attenzione ai dettagli: L’attenzione ai dettagli è un’abilità cruciale per gli assistenti degli organizzatori di eventi. Questa abilità ti consente di notare piccoli errori e correggerli prima che diventino un problema. Ti permette anche di notare se un pianificatore ha dimenticato di includere un aspetto importante di un evento.

Gestione del tempo: La gestione del tempo è un’altra abilità che può essere utile per gli assistenti degli organizzatori di eventi. Questo perché spesso lavorano con pianificatori che hanno orari e scadenze serrati. Essere in grado di aiutare a pianificare il calendario degli eventi e garantire che l’organizzatore rispetti tutte le scadenze è una parte importante del lavoro dell’assistente.

Risoluzione dei problemi: In qualità di assistente alla pianificazione di eventi, potresti essere responsabile della ricerca di soluzioni a problemi imprevisti. Ad esempio, se un relatore non è in grado di partecipare a un evento, potresti essere responsabile della ricerca di un sostituto. Ciò richiede di pensare a potenziali soluzioni e quindi trovare un relatore che possa intervenire all’ultimo minuto.

Ambiente di lavoro assistente alla pianificazione eventi

Gli assistenti alla pianificazione di eventi lavorano in una varietà di contesti, inclusi hotel, centri congressi ed edifici per uffici. In genere lavorano a tempo pieno e alcuni possono lavorare più di 40 ore settimanali per soddisfare le esigenze del loro lavoro. Gli assistenti alla pianificazione degli eventi spesso lavorano la sera e nei fine settimana per partecipare a eventi e riunioni. Possono anche viaggiare per partecipare a eventi o incontrare clienti. Il lavoro può essere stressante e gli assistenti dell’organizzatore di eventi devono essere in grado di gestire modifiche dell’ultimo minuto e problemi imprevisti.

Tendenze dell’assistente pianificatore di eventi

Ecco tre tendenze che influenzano il modo in cui lavorano gli assistenti alla pianificazione di eventi. Gli assistenti alla pianificazione di eventi dovranno rimanere aggiornati su questi sviluppi per mantenere le proprie competenze rilevanti e mantenere un vantaggio competitivo sul posto di lavoro.

La necessità di una maggiore diversità nel settore degli eventi

L’industria degli eventi sta diventando più diversificata, poiché le aziende si stanno rendendo conto dell’importanza di avere una forza lavoro più inclusiva. Ciò sta portando a un aumento della domanda di organizzatori di eventi che possono aiutare a creare eventi che riflettano questa diversità.

In qualità di assistenti professionisti degli organizzatori di eventi, dovranno essere in grado di lavorare con una varietà di culture diverse e comprenderne le esigenze. Dovranno inoltre essere in grado di comunicare in modo efficace con tutti i membri del team per creare un evento di successo.

Maggiore attenzione all’esperienza degli ospiti

Gli organizzatori di eventi si concentrano sempre più sull’esperienza degli ospiti come un modo per differenziarsi dalla concorrenza. Ciò significa che gli assistenti degli organizzatori di eventi dovranno avere solide capacità di servizio al cliente ed essere in grado di pensare in modo creativo quando si tratta di progettare eventi.

Inoltre, gli assistenti degli organizzatori di eventi dovranno avere familiarità con gli strumenti di social media marketing e come utilizzarli per promuovere eventi. Man mano che i social media diventano più importanti nel mondo degli affari, gli organizzatori di eventi si affideranno ai loro assistenti per aiutarli a utilizzare questi strumenti per raggiungere nuovi clienti.

Una maggiore enfasi sul lavoro di squadra

Il lavoro di squadra sta diventando un’abilità sempre più importante sul posto di lavoro, e questo è particolarmente vero nel settore della pianificazione di eventi. Man mano che gli eventi diventano più grandi e complessi, gli organizzatori di eventi dovranno essere in grado di lavorare insieme ad altri professionisti per garantire che tutto vada per il meglio.

È probabile che questa tendenza continui in futuro, poiché gli eventi diventano ancora più complessi e richiedono un livello maggiore di collaborazione. Gli assistenti degli organizzatori di eventi possono capitalizzare su questo sviluppando solide capacità di lavoro di squadra all’inizio della loro carriera.

Come diventare un assistente organizzatore di eventi

Una carriera come assistente alla pianificazione di eventi può essere un ottimo modo per mettere piede nella porta del settore della pianificazione di eventi. In qualità di assistente alla pianificazione di eventi, avrai l’opportunità di conoscere tutti gli aspetti della pianificazione di eventi e acquisire esperienza lavorando con diversi clienti e fornitori.

Per diventare un assistente organizzatore di eventi, è importante avere forti capacità organizzative ed essere in grado di lavorare in modo indipendente. Dovresti anche avere familiarità con il software Microsoft Office e avere una conoscenza di base dei programmi di progettazione grafica.

Prospettive di avanzamento

La posizione di assistente organizzatore di eventi è un’ottima posizione di livello base per coloro che sono interessati a una carriera nella pianificazione di eventi. Con l’esperienza, gli assistenti dell’organizzatore di eventi possono passare a coordinatori di organizzatori di eventi e poi a organizzatori di eventi. Gli organizzatori di eventi con esperienza possono passare a diventare organizzatori di eventi senior o direttori di eventi. Gli organizzatori di eventi più esperti possono passare alla consulenza o avviare la propria attività di pianificazione di eventi.

Event Planner Assistant Descrizione del lavoro Esempio

A [CompanyX], produciamo alcuni degli eventi più attesi della città. Dall’inizio alla fine, il nostro team si impegna a rendere ogni evento un successo. Attualmente stiamo cercando un assistente organizzatore di eventi per aiutare con il coordinamento e l’esecuzione degli eventi. Il candidato ideale sarà organizzato, attento ai dettagli e in grado di pensare in piedi. Avranno esperienza di lavoro con una varietà di venditori e fornitori e saranno in grado di gestire più attività contemporaneamente. Soprattutto, saranno in grado di prendere indicazioni dall’organizzatore dell’evento e lavorare bene all’interno di un team.

doveri e responsabilità

  • Servire come punto di contatto per clienti e fornitori, gestendo tutte le comunicazioni relative agli eventi assegnati
  • Gestisci in modo proattivo la logistica dell’evento dall’inizio alla fine, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la ricerca e la selezione della sede, la negoziazione del contratto, la pianificazione del menu, il trasporto, l’arredamento, le esigenze audio/visive, il coordinamento in loco e il follow-up post-evento
  • Sviluppa tempistiche e liste di controllo complete per garantire che tutti i dettagli siano contabilizzati ed eseguiti in modo impeccabile
  • Crea budget dettagliati per ogni evento, monitora la spesa effettiva rispetto al budget e collabora con i clienti per rimanere entro i parametri finanziari desiderati
  • Procurati e assicurati tutti gli affitti necessari per eventi, inclusi ma non limitati a mobili, biancheria, porcellane, bicchieri, apparecchiature audio/visive e qualsiasi altro oggetto speciale necessario
  • Gestire gli inviti e le comunicazioni dell’elenco degli invitati per gli eventi assegnati, collaborando con i clienti per sviluppare elenchi mirati, tenere traccia degli RSVP e coordinare la disposizione dei posti
  • Servire come coordinatore del giorno per gli eventi assegnati, supervisionando l’allestimento, l’interruzione e tutte le altre esigenze logistiche durante l’evento stesso
  • Gestire la risoluzione dei problemi in loco secondo necessità, risolvendo in modo rapido ed efficiente eventuali problemi che potrebbero sorgere
  • Prendi appunti dettagliati durante il processo di pianificazione dell’evento e le riunioni di debriefing per documentare il feedback dei clienti e i suggerimenti per riferimenti futuri
  • Resta al passo con le tendenze e le best practice del settore, cercando continuamente nuovi modi per migliorare la pianificazione e l’esecuzione degli eventi
  • Assistere con le mansioni generali dell’ufficio secondo necessità, incluso ma non limitato a rispondere al telefono, archiviazione, inserimento dati e contabilità leggera
  • Aiuta a mantenere relazioni positive con i clienti esistenti e coltiva nuove opportunità di business attraverso un eccellente servizio clienti

Competenze e qualifiche richieste

  • Laurea triennale in gestione di eventi, ospitalità, amministrazione aziendale o campo correlato
  • 1-2 anni di esperienza professionale nella pianificazione o coordinamento di eventi
  • Eccezionali capacità organizzative e attenzione ai dettagli
  • Eccellenti capacità di gestione del tempo e multitasking
  • Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale
  • Buona conoscenza di Microsoft Office Suite e Google Docs

Competenze e qualifiche preferite

  • Esperienza con software di pianificazione di eventi, inclusi Cvent, Social Tables o simili
  • Capacità di progettazione grafica
  • Familiarità con HTML e CSS
  • Conoscenza operativa di Adobe Creative Suite
  • Competenze fotografiche

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