Cosa fa un gestore di documenti? (Stipendio 2023)

Scopri cosa fa un document manager, come ottenere questo lavoro e cosa serve per avere successo come document manager.

I responsabili dei documenti sono responsabili della gestione del flusso di informazioni all’interno di un’organizzazione. Garantiscono che i documenti siano creati, organizzati e archiviati correttamente in modo che possano essere facilmente recuperati quando necessario.

I responsabili dei documenti possono lavorare con un’ampia gamma di documenti, inclusi contratti, fatture, ordini di acquisto, proposte, rapporti, ecc. Il loro compito è assicurarsi che questi documenti siano adeguatamente organizzati e accessibili in modo che i dipendenti possano trovare ciò di cui hanno bisogno in modo rapido e semplice.

Doveri di lavoro del responsabile dei documenti

Un gestore di documenti ha in genere una vasta gamma di responsabilità, che possono includere:

  • Determinazione del modo migliore per organizzare i file in base alle politiche aziendali e agli standard del settore
  • Garantire l’accuratezza e la completezza delle registrazioni, ad esempio scansionando i documenti nel sistema informatico dell’azienda o archiviando copie cartacee in luoghi di archiviazione appropriati
  • Coordinamento con i clienti e altri dipartimenti all’interno dell’organizzazione per garantire che i documenti vengano elaborati in modo accurato e puntuale
  • Revisione dei documenti per contenuto, formattazione e conformità alle normative, come le linee guida HIPAA o le leggi statali sulla privacy dei pazienti
  • Mantenere la sicurezza dei documenti sensibili utilizzando il software di crittografia per proteggerli da accessi non autorizzati
  • Gestire lo spazio di archiviazione dei record identificando nuove esigenze di archiviazione e rimuovendo i record obsoleti
  • Gestione del workflow documentale creando nuove cartelle e archiviando i documenti secondo protocollo
  • Preparazione di report sulle attività di gestione dei documenti come statistiche sulla dimensione dei file, capacità di archiviazione e numero di file archiviati
  • Garantire che tutti i registri aziendali siano sicuri, accessibili e conformi alle normative federali

Stipendio e prospettive del responsabile dei documenti

Lo stipendio di un document manager può variare a seconda del livello di istruzione, degli anni di esperienza e delle dimensioni e del settore dell’azienda. Possono anche guadagnare un compenso aggiuntivo sotto forma di bonus.

  • Stipendio annuale medio: $ 66.500 ($ 31,97/ora)
  • Top 10% di stipendio annuo: $ 122.000 ($ 58,65/ora)

Si prevede che l’occupazione dei gestori di documenti crescerà più rapidamente della media nel prossimo decennio.

La gestione dei documenti è un campo in crescita perché le organizzazioni stanno sempre più digitalizzando i loro record e creando file elettronici. Saranno necessari gestori di documenti per organizzare e archiviare questi record digitali.

Requisiti di lavoro del gestore di documenti

Un gestore di documenti in genere deve avere le seguenti qualifiche:

Formazione scolastica: I gestori di documenti sono in genere tenuti ad avere una laurea in un campo come l’amministrazione aziendale, la gestione o la tecnologia dell’informazione. Alcuni datori di lavoro potrebbero preferire candidati in possesso di un master in economia aziendale o sistemi informativi.

Formazione ed esperienza: I responsabili dei documenti in genere ricevono una formazione sul posto di lavoro. Questa formazione può includere l’apprendimento delle politiche e delle procedure dell’azienda, dei programmi per computer e del flusso di lavoro. La formazione può anche includere l’affiancamento di un altro responsabile dei documenti o di un supervisore fino a quando non si sentono abbastanza a loro agio da completare le attività da soli.

Certificazioni e licenze: I gestori di documenti non richiedono alcuna certificazione per guadagnare la loro posizione. Tuttavia, i gestori di documenti che desiderano specializzarsi in un particolare tipo di documento potrebbero aver bisogno di una certificazione.

Abilità di gestione dei documenti

I gestori di documenti hanno bisogno delle seguenti competenze per avere successo:

Organizzazione: L’organizzazione è un’altra abilità che può essere utile per i gestori di documenti. Questo perché spesso devono tenere traccia di molti file e documenti contemporaneamente. Avere buone capacità organizzative può aiutarli a tenere in ordine file e documenti in modo che possano trovarli quando necessario.

Attenzione ai dettagli: L’attenzione ai dettagli è un’altra abilità che può essere molto utile per i gestori di documenti. Questo perché spesso lavorano con informazioni molto specifiche, come date, orari, indirizzi e altri dettagli che possono essere importanti per l’azienda. Avere una grande attenzione ai dettagli può aiutarti a assicurarti di registrare correttamente le informazioni e di memorizzarle nel posto giusto.

Comunicazione: La comunicazione è un’altra abilità essenziale per i gestori di documenti. Spesso lavorano con una varietà di persone, inclusi clienti, altri reparti e fornitori. Devono essere in grado di comunicare efficacemente per iscritto e verbalmente per trasmettere idee e informazioni. Devono inoltre essere in grado di ascoltare e comprendere le idee e le richieste degli altri.

Competenze tecnologiche: I gestori di documenti potrebbero dover utilizzare vari programmi software per creare e organizzare file, creare presentazioni e altri documenti, gestire database e altro ancora. È importante sapere come utilizzare il software utilizzato dalla tua azienda e come apprendere nuovi software, se necessario.

Comando: I responsabili dei documenti possono essere responsabili della gestione di un team di assistenti o stagisti. Le capacità di leadership possono aiutarti a motivare il tuo team e incoraggiarlo a dare il meglio. Puoi anche utilizzare le capacità di leadership per delegare compiti e motivare il tuo team a completarli in tempo.

Ambiente di lavoro del gestore dei documenti

L’ambiente di lavoro per un document manager è solitamente un ambiente d’ufficio, anche se per alcune posizioni potrebbe essere necessario viaggiare. I responsabili dei documenti in genere lavorano durante il normale orario lavorativo, sebbene possano essere tenuti a fare gli straordinari per rispettare le scadenze. Il lavoro può essere stressante, poiché i responsabili dei documenti devono spesso destreggiarsi tra più progetti e scadenze. Tuttavia, la maggior parte dei gestori di documenti trova il lavoro stimolante e gratificante.

Tendenze del gestore di documenti

Ecco tre tendenze che influenzano il modo in cui lavorano i gestori di documenti. I responsabili dei documenti dovranno rimanere aggiornati su questi sviluppi per mantenere le proprie competenze pertinenti e mantenere un vantaggio competitivo sul posto di lavoro.

La crescita della documentazione digitale

La crescita della documentazione digitale è una tendenza che sta rapidamente cambiando il modo in cui le aziende gestiscono i propri documenti. Con l’avvento dei servizi basati su cloud, le aziende sono ora in grado di archiviare i propri documenti online in modo sicuro e accessibile.

Questo cambiamento ha creato un’opportunità per i gestori di documenti di specializzarsi nella documentazione digitale. Comprendendo come utilizzare i servizi basati su cloud per gestire i documenti, i responsabili dei documenti possono aiutare le aziende a risparmiare tempo e denaro archiviando e recuperando i documenti in modo rapido ed efficiente.

Maggiore attenzione alla conformità normativa

Man mano che le normative diventano più complesse, le aziende prestano maggiore attenzione alla conformità normativa. Ciò significa che i responsabili dei documenti dovranno avere familiarità con le normative più recenti e come garantire che la loro azienda sia conforme.

Per stare al passo con i tempi, i responsabili dei documenti dovrebbero tenersi aggiornati sulle ultime normative e tendenze. Dovrebbero inoltre sviluppare relazioni con professionisti di altri dipartimenti, come legale e contabile, per garantire che tutti gli aspetti dell’attività siano conformi.

La sicurezza dei dati diventa più importante

Man mano che la sicurezza dei dati diventa più importante, i responsabili dei documenti dovranno imparare a proteggere le informazioni sensibili.

Ciò include sapere come crittografare file e cartelle, nonché come impostare firewall e altre misure di sicurezza. Inoltre, i responsabili dei documenti dovranno essere in grado di identificare potenziali minacce e adottare misure per mitigarle.

Come diventare un gestore di documenti

Una carriera di document manager può essere un ottimo modo per iniziare la tua carriera nel mondo degli affari. In qualità di document manager, sarai responsabile dell’organizzazione e della gestione di tutti i documenti importanti dell’azienda. Ciò include cose come contratti, fatture e altri documenti legali.

Per diventare un document manager, devi avere forti capacità organizzative ed essere in grado di gestire bene la pressione. Dovrai anche avere familiarità con vari programmi software utilizzati nel mondo degli affari, come Microsoft Office e Adobe Acrobat.

Prospettive di avanzamento

Esistono molti percorsi diversi per l’avanzamento per i gestori di documenti. Alcuni responsabili dei documenti possono passare a ruoli di supervisione o gestione, supervisionando un team di responsabili dei documenti o un dipartimento specifico all’interno di un’organizzazione. Altri possono scegliere di specializzarsi in un particolare tipo di gestione dei documenti, come la gestione dei record o la gestione della conoscenza. Altri ancora possono avviare la propria attività di consulenza sulla gestione dei documenti o diventare appaltatori indipendenti.

Esempio di descrizione del lavoro del gestore documenti

A [CompanyX], comprendiamo che per mantenere un vantaggio competitivo dobbiamo essere in grado di accedere ai nostri documenti in modo rapido e semplice. Ecco perché stiamo cercando un document manager esperto che guidi il nostro team nello sviluppo e nell’implementazione di processi e procedure di gestione dei documenti. Il candidato ideale avrà una forte conoscenza dei sistemi e dei flussi di lavoro di gestione dei documenti, nonché esperienza alla guida di un team di professionisti. Saranno responsabili dello sviluppo e del mantenimento delle procedure di controllo dei documenti, della formazione del personale sui processi di gestione dei documenti e della verifica della conformità dei documenti.

doveri e responsabilità

  • Mantenere una conoscenza aggiornata dei sistemi e delle pratiche di gestione dei documenti
  • Sviluppare, implementare e mantenere processi e procedure di controllo dei documenti
  • Garantire la conformità a tutti i requisiti normativi pertinenti
  • Gestire lo sviluppo e la revisione dei documenti, comprese politiche, procedure, istruzioni di lavoro, moduli, modelli e registrazioni
  • Mantenere file accurati e organizzati di documenti attuali e storici
  • Coordinare il processo di revisione e approvazione dei documenti, garantendo il completamento tempestivo
  • Formare il personale sulle procedure di controllo dei documenti
  • Monitorare e riferire sulle metriche di controllo dei documenti
  • Indagare e risolvere problemi di controllo dei documenti
  • Eseguire audit di qualità dei documenti
  • Aggiornare e mantenere il sistema di gestione dei documenti
  • Fornire supporto ad altri dipartimenti secondo necessità

Competenze e qualifiche richieste

  • Laurea triennale in economia, biblioteconomia o settore correlato
  • 3-5 anni di esperienza professionale nella gestione dei documenti, nella gestione dei record o in un ruolo simile
  • Eccezionali capacità organizzative e attenzione ai dettagli
  • Comprovata capacità di lavorare in modo indipendente e con una squadra
  • Competente in Microsoft Office, con attitudine all’apprendimento di nuovi software e sistemi
  • Familiarità con le apparecchiature e le procedure standard per ufficio

Competenze e qualifiche preferite

  • Laurea magistrale in economia, biblioteconomia o settore correlato
  • Esperienza con il software di imaging dei documenti
  • Esperienza nello sviluppo e nell’implementazione di sistemi di gestione dei documenti
  • Conoscenza delle pratiche e delle procedure archivistiche
  • Capacità di sollevare e spostare scatole fino a 50 libbre

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