Cosa fa un impiegato di scansione? (Stipendio 2023)

Scopri cosa fa un addetto alla scansione, come ottenere questo lavoro e cosa serve per avere successo come addetto alla scansione.

Gli scanner sono responsabili della scansione di documenti, immagini e altri materiali in file digitali. Usano attrezzature specializzate per acquisire questi elementi in alta risoluzione in modo che possano essere facilmente accessibili in seguito.

Gli scanner possono lavorare in modo indipendente o come parte di un team più ampio. Indipendentemente dal loro ruolo, devono avere una forte attenzione ai dettagli ed eccellenti capacità organizzative. È anche importante che abbiano una solida conoscenza del software utilizzato per elaborare i materiali scansionati, questo consente loro di completare in modo rapido e preciso le attività assegnate.

Mansioni di lavoro dell’addetto alla scansione

Gli addetti alla scansione hanno una vasta gamma di responsabilità, che possono includere:

  • Scansione di documenti in formato elettronico o archiviazione di documenti cartacei in sistemi di archiviazione
  • Inserimento di dati in banche dati informatiche e mantenimento di registri di file archiviati
  • Elaborazione dei sinistri assicurativi inserendo i dati in un sistema automatizzato
  • Esaminare i documenti per verificarne l’accuratezza e assicurarsi che siano pronti per essere depositati presso il tribunale o altra autorità
  • Mantenere un inventario delle scorte di carta e dei materiali di consumo utilizzati per la scansione
  • Contattare i clienti per determinare se sono necessarie ulteriori informazioni per elaborare un reclamo o per dare seguito a voci in sospeso da reclami precedenti
  • Mantenere la sicurezza delle informazioni riservate seguendo le procedure di sicurezza dei dati
  • Revisione dei documenti per errori di scansione come macchie o linee e riscansione se necessario
  • Rispondere alle domande dei clienti sui servizi di scansione offerti dall’azienda

Stipendio e prospettive dell’addetto alla scansione

Gli addetti alla scansione sono in genere pagati su base oraria e i loro stipendi possono variare a seconda di una serie di fattori, tra cui il loro livello di esperienza, le dimensioni dell’azienda e l’ubicazione geografica del lavoro.

  • Stipendio annuale medio: $ 31.500 ($ 15,14/ora)
  • Top 10% di stipendio annuo: $ 47.000 ($ 22,6 / ora)

L’occupazione degli addetti alla scansione dovrebbe diminuire nel prossimo decennio.

Si prevede che l’uso di sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDMS) e di altre forme di automazione ridurrà la necessità di questi lavoratori. Gli EDMS possono archiviare documenti elettronicamente, organizzarli per argomento e recuperarli rapidamente. Questa tecnologia consentirà alle organizzazioni di archiviare meno documenti cartacei e di elaborare più documenti elettronicamente.

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Requisiti del lavoro dell’addetto alla scansione

Un addetto alla scansione in genere deve avere le seguenti qualifiche:

Formazione scolastica: La maggior parte dei datori di lavoro richiede che gli addetti alla scansione abbiano un diploma di scuola superiore o equivalente. Alcuni datori di lavoro preferiscono i candidati che hanno una laurea in economia, informatica o un campo correlato. I corsi di informatica, matematica e statistica possono aiutare i candidati a prepararsi per una posizione di impiegato di scansione.

Formazione ed esperienza: La maggior parte degli addetti alla scansione apprende i processi e le procedure specifici per il proprio ruolo durante il lavoro. La formazione in genere include l’affiancamento di un addetto alla scansione attuale per alcuni giorni o settimane. La formazione spesso include l’apprendimento dei programmi per computer e del software specifici utilizzati dall’azienda.

Certificazioni e licenze: Sebbene le certificazioni di solito non siano richieste per la scansione delle posizioni di impiegato, possono aiutarti a competere con altri candidati e dimostrare il tuo desiderio di crescere nella tua carriera.

Abilità dell’impiegato di scansione

Gli addetti alla scansione hanno bisogno delle seguenti competenze per avere successo:

Attenzione ai dettagli: L’attenzione ai dettagli è un’abilità cruciale per gli addetti alla scansione, poiché devono essere in grado di inserire accuratamente i dati in un sistema informatico. Ciò significa che gli addetti alla scansione devono essere in grado di leggere e scrivere in modo leggibile e inserire accuratamente i dati in un sistema informatico. Devono inoltre essere in grado di notare eventuali errori nei dati che inseriscono.

Comunicazione: La comunicazione è un’altra abilità che gli addetti alla scansione utilizzano nel loro lavoro quotidiano. Comunicano spesso con colleghi e clienti e gli addetti alla scansione che sono in grado di comunicare in modo chiaro e conciso possono essere più efficaci nei loro ruoli. Una comunicazione efficace include anche l’ascolto e gli addetti alla scansione che sono buoni ascoltatori possono essere più utili per i clienti.

Organizzazione: L’organizzazione è un’altra abilità che gli addetti alla scansione utilizzano quotidianamente. In qualità di addetto alla scansione, dovresti essere in grado di organizzare grandi quantità di documenti e dati. Dovresti anche essere in grado di organizzare il tuo spazio di lavoro e quello dei tuoi colleghi.

Multitasking: Gli addetti alla scansione hanno spesso diverse attività da completare in un breve periodo di tempo. Ciò significa che devono essere in grado di svolgere più attività e dare priorità al proprio lavoro. Ad esempio, gli addetti alla scansione potrebbero dover rispondere a telefonate, rispondere a domande, inserire dati e completare altre attività. Essere in grado di svolgere più attività può aiutare gli addetti alla scansione a essere più efficienti e completare il proprio lavoro in tempo.

Competenze informatiche: Gli addetti alla scansione dovrebbero avere competenze informatiche di base, compresa la conoscenza di come utilizzare un computer, come navigare in un sito Web e come utilizzare la posta elettronica. Questo perché gli addetti alla scansione spesso devono scansionare documenti e inviarli tramite e-mail ad altri dipendenti o clienti. Dovrebbero anche essere in grado di utilizzare uno scanner e un programma per computer per creare file digitali.

Ambiente di lavoro dell’addetto alla scansione

Gli addetti alla scansione lavorano in una varietà di ambienti, inclusi negozi al dettaglio, magazzini e centri di distribuzione. In genere lavorano durante il normale orario lavorativo, anche se potrebbe essere loro richiesto di lavorare la sera, i fine settimana e i giorni festivi per soddisfare le richieste del loro datore di lavoro. Gli addetti alla scansione in genere lavorano in un ambiente frenetico e sono tenuti a mantenere un alto livello di accuratezza nel loro lavoro. Poiché lavorano con informazioni sensibili, devono essere in grado di seguire rigorosi protocolli di riservatezza.

Scansione delle tendenze degli impiegati

Ecco tre tendenze che influenzano il modo in cui lavorano gli addetti alla scansione. Gli addetti alla scansione dovranno rimanere aggiornati su questi sviluppi per mantenere le proprie competenze pertinenti e mantenere un vantaggio competitivo sul posto di lavoro.

La crescita della tecnologia di scansione

La crescita della tecnologia di scansione è una tendenza che sta rapidamente cambiando il modo in cui operano le aziende. Questa tecnologia consente alle aziende di scansionare documenti e dati in modo rapido e semplice, che possono quindi essere archiviati elettronicamente per un facile accesso.

Man mano che la tecnologia di scansione diventa più popolare, gli addetti alla scansione dovranno imparare a utilizzare questa tecnologia per stare al passo con le ultime tendenze. Dovranno inoltre essere in grado di gestire e organizzare i dati scansionati, in modo che siano facili da trovare e utilizzare.

Maggiore utilizzo dell’automazione

L’automazione sta diventando sempre più comune sul posto di lavoro, poiché le aziende cercano modi per ridurre i costi e migliorare l’efficienza. Questa tendenza è particolarmente evidente nel campo degli addetti alla scansione, dove l’automazione può aiutare a semplificare il processo di scansione e organizzazione dei documenti.

Gli addetti alla scansione che sono in grado di utilizzare l’automazione nel loro lavoro avranno più successo a lungo termine, poiché saranno in grado di completare le attività in modo più rapido ed efficiente. Inoltre, saranno meglio attrezzati per gestire volumi di lavoro maggiori.

Maggiore attenzione alla sicurezza

Man mano che le aziende dipendono sempre più dai record digitali, aumenterà la necessità di addetti alla scansione specializzati in sicurezza.

Man mano che gli scanner diventano più sofisticati, saranno in grado di acquisire più informazioni sulle persone che li utilizzano. Queste informazioni possono essere utilizzate per una varietà di scopi, come la verifica dell’identità o ricerche di mercato. Tuttavia, rende anche gli utenti vulnerabili agli hacker e ad altri criminali che potrebbero tentare di rubare queste informazioni.

Per proteggersi da queste minacce, le aziende dovranno assumere addetti alla scansione che abbiano esperienza nella protezione dei dati. Ciò include la formazione sulle best practice per la protezione delle informazioni sensibili e la garanzia che gli scanner siano configurati correttamente per impedire l’accesso non autorizzato.

Come diventare un impiegato di scansione

Una carriera da impiegato di scansione può essere un ottimo modo per mettere piede nella porta del mondo dell’ufficio. In qualità di addetto alla scansione, sarai responsabile dell’organizzazione e dell’archiviazione dei documenti. Ciò potrebbe includere qualsiasi cosa, dalle lettere alle fatture ai contratti.

Per avere successo in questo ruolo, è importante che tu abbia forti capacità organizzative e sia in grado di rispettare le scadenze. Dovresti anche essere a tuo agio nel lavorare con una varietà di diversi tipi di documenti.

Prospettive di avanzamento

Gli addetti alla scansione sono generalmente formati sul posto di lavoro. Alcune aziende richiedono ai nuovi lavoratori di avere un diploma di scuola superiore o equivalente, ma molti no. Le prospettive di avanzamento sono limitate. Con l’esperienza, gli addetti alla scansione possono essere promossi a posizioni di capo addetto alla scansione o supervisore. Alcuni possono trasferirsi ad altri lavori nell’ufficio postale o nel centro di distribuzione dell’azienda.

Esempio di descrizione del lavoro dell’addetto alla scansione

A [CompanyX], ci impegniamo per l’organizzazione e l’efficienza in tutto ciò che facciamo. Per aiutarci a mantenere questi standard elevati, stiamo cercando un addetto alla scansione che si unisca al nostro team. Il candidato ideale avrà esperienza con la scansione e la gestione dei documenti, nonché un occhio attento ai dettagli. Lui o lei sarà responsabile della scansione e dell’indicizzazione dei documenti secondo le nostre procedure stabilite, nonché del controllo di qualità per garantire che tutti i documenti siano scansionati correttamente. Inoltre, l’addetto alla scansione sarà responsabile del mantenimento della riservatezza di tutti i documenti scansionati.

doveri e responsabilità

  • Utilizzare apparecchiature di scansione per convertire documenti cartacei in formato digitale
  • Esaminare i documenti ai fini del controllo della qualità, assicurandosi che tutte le pagine siano leggibili e nell’ordine corretto
  • Eseguire l’inserimento dei dati dei metadati del documento in un sistema informatico
  • Archivia i documenti scansionati in modo organizzato per un facile recupero
  • Recupera i documenti dai clienti e scansionali in base alle specifiche del cliente
  • Seguire le procedure dipartimentali stabilite per la scansione e l’indicizzazione dei documenti
  • Formare i nuovi dipendenti sulle corrette tecniche di scansione e sulle procedure aziendali
  • Mantenere l’area di lavoro pulita e organizzata
  • Assistere con altri compiti d’ufficio, se necessario
  • Monitorare il corretto funzionamento delle apparecchiature di scansione e segnalare eventuali problemi all’IT o alla direzione
  • Rimani aggiornato sulla tecnologia di scansione e sulle best practice
  • Aderire a tutte le politiche e procedure aziendali

Competenze e qualifiche richieste

  • Diploma di scuola superiore o equivalente
  • Comprovata esperienza come addetto alla scansione o posizione simile
  • Eccellente attenzione ai dettagli
  • Buone capacità organizzative e di gestione del tempo
  • Eccellenti capacità di comunicazione scritta e verbale
  • Competente in Microsoft Office, con attitudine all’apprendimento di nuovi software e sistemi

Competenze e qualifiche preferite

  • Laurea in economia aziendale o settore correlato
  • Pregressa esperienza di lavoro in uno studio legale o altro ambiente professionale
  • Esperienza con software di gestione dei documenti, come Adobe Acrobat Pro o Paperless Office
  • Conoscenza della terminologia e dei documenti giuridici

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