Cosa fa un supervisore amministrativo? (Stipendio 2023)

Scopri cosa fa un supervisore amministrativo, come ottenere questo lavoro e cosa serve per avere successo come supervisore amministrativo.

I supervisori amministrativi sono incaricati di gestire le operazioni quotidiane del personale di supporto amministrativo della loro organizzazione. Di solito sovrintendono a un team di impiegati, addetti all’inserimento dati, addetti alla reception e altri professionisti amministrativi che forniscono supporto generale ai dipendenti dell’azienda.

I supervisori amministrativi possono anche essere responsabili della supervisione di altri tipi di personale, come venditori o rappresentanti del servizio clienti. In entrambi i casi, hanno il compito di garantire che tutte queste persone svolgano il proprio lavoro in modo efficace e lavorino insieme come un’unità coesa.

Mansioni di lavoro del supervisore amministrativo

Un supervisore amministrativo ha in genere una vasta gamma di responsabilità, che possono includere:

  • Garantire che tutti i membri del personale siano formati su tutte le politiche e procedure pertinenti, comprese le misure di sicurezza
  • Fornire regolarmente feedback ai dipendenti sulle loro prestazioni, documentando eventuali preoccupazioni che potrebbero dover essere affrontate
  • Condurre riunioni regolari con supervisori e dirigenti per discutere i progressi verso obiettivi, problemi con dipendenti specifici o altri argomenti rilevanti
  • Esaminare le domande di lavoro, condurre colloqui con i candidati e selezionare i candidati che meglio soddisfano i requisiti della posizione
  • Mantenimento dei registri dei dipendenti come cartellini orari, richieste di ferie e file del personale
  • Assegnare compiti ad altri dipendenti su base regolare
  • Assicurarsi che tutto il lavoro necessario sia completato in tempo, entro le linee guida del budget e secondo gli standard aziendali
  • Revisione e approvazione di fogli presenze, note spese o altre forme di documentazione fornite dai dipendenti per garantire l’accuratezza
  • Revisione dei rapporti generati dai membri del personale per garantire che siano accurati e completi

Stipendio e prospettive del supervisore amministrativo

Gli stipendi dei supervisori amministrativi variano a seconda del livello di istruzione, degli anni di esperienza e delle dimensioni e del settore dell’azienda. Possono anche guadagnare un compenso aggiuntivo sotto forma di bonus o commissioni.

  • Stipendio annuale medio: $ 63.500 ($ 30,53/ora)
  • Top 10% di stipendio annuo: $ 95.000 ($ 45,67/ora)

L’occupazione dei supervisori amministrativi dovrebbe diminuire nel prossimo decennio.

La crescita dell’occupazione per i supervisori amministrativi è stata più lenta della media nell’ultimo decennio. Tuttavia, l’automazione e il cambiamento tecnologico hanno ridotto la necessità di alcune tipologie di lavoratori che in precedenza erano supervisionati da un supervisore amministrativo. Di conseguenza, la crescita dell’occupazione per i supervisori amministrativi potrebbe non essere così elevata come in passato.

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Requisiti di lavoro del supervisore amministrativo

I supervisori amministrativi in ​​genere devono avere le seguenti qualifiche:

Formazione scolastica: La maggior parte dei datori di lavoro richiede che i supervisori amministrativi abbiano almeno un diploma di scuola superiore o equivalente. Alcuni datori di lavoro preferiscono i candidati che hanno completato alcuni corsi universitari o hanno una laurea. I corsi pertinenti includono competenze aziendali, finanziarie, contabili, gestionali e informatiche.

Formazione ed esperienza: La maggior parte della formazione per questo ruolo avviene sul posto di lavoro, dove apprendono i processi e le procedure specifici dell’azienda. Possono anche ricevere una formazione in capacità di leadership e gestione.

Certificazioni e licenze: Sebbene non sia obbligatorio, ottenere una certificazione può darti un vantaggio rispetto agli altri candidati e aiutarti a distinguerti come leader. Sono disponibili numerose certificazioni che potrebbero essere preziose per una carriera come supervisore amministrativo.

Competenze di supervisore amministrativo

I supervisori amministrativi hanno bisogno delle seguenti competenze per avere successo:

Comunicazione: La comunicazione è l’atto di trasmettere informazioni attraverso la parola, la scrittura o altri metodi. I supervisori amministrativi devono essere in grado di comunicare in modo efficace con i membri del loro team e altri supervisori. Ciò include la possibilità di dare istruzioni, rispondere a domande e fornire feedback.

Comando: I supervisori amministrativi spesso guidano team di altri supervisori, manager e altri membri del personale. I supervisori efficaci possono motivare i loro team a lavorare insieme e raggiungere obiettivi comuni. Possono anche delegare compiti e responsabilità ai membri del proprio team e ritenerli responsabili del proprio lavoro.

Organizzazione: I supervisori amministrativi hanno spesso eccellenti capacità organizzative, che possono aiutarli a tenere traccia di più progetti e attività contemporaneamente. Le capacità organizzative possono anche aiutarti a delegare compiti e gestire gli orari dei dipendenti.

Gestione del tempo: La gestione del tempo è la capacità di pianificare ed eseguire attività entro un determinato periodo di tempo. I supervisori amministrativi spesso gestiscono più progetti contemporaneamente, quindi è importante che possano dare priorità alle attività e fissare scadenze realistiche. Questo può aiutare a garantire che il team lavori in modo efficiente e che stia raggiungendo gli obiettivi dell’organizzazione.

Risoluzione dei problemi: Quando lavori come supervisore amministrativo, potresti essere responsabile della risoluzione dei problemi sul posto di lavoro. La tua capacità di risolvere i problemi può aiutarti a migliorare i processi, aumentare la produttività e ridurre i conflitti sul posto di lavoro. Puoi utilizzare le tue capacità di risoluzione dei problemi per identificare l’origine di un problema, sviluppare una soluzione e implementare la soluzione per risolvere il problema.

Supervisore Amministrativo Ambiente di Lavoro

I supervisori amministrativi lavorano in una varietà di contesti, inclusi edifici per uffici, scuole, ospedali e altre organizzazioni. In genere lavorano una settimana standard di 40 ore, anche se occasionalmente possono dover lavorare la sera o nei fine settimana per partecipare a riunioni o eventi o per rispettare le scadenze. Alcuni supervisori amministrativi possono recarsi in altri luoghi, come filiali o abitazioni o attività commerciali dei clienti. Il lavoro dei supervisori amministrativi può essere stressante perché sono responsabili del lavoro di altre persone e devono spesso affrontare situazioni difficili, come reclami dei clienti o problemi dei dipendenti.

Tendenze del supervisore amministrativo

Ecco tre tendenze che influenzano il modo in cui lavorano i supervisori amministrativi. I supervisori amministrativi dovranno rimanere aggiornati su questi sviluppi per mantenere le proprie competenze pertinenti e mantenere un vantaggio competitivo sul posto di lavoro.

La necessità di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

La necessità di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata è una tendenza guidata dalle giovani generazioni. Questa generazione è alla ricerca di lavori che offrano maggiore flessibilità e opportunità di lavorare da casa.

I supervisori amministrativi possono sfruttare questa tendenza sviluppando politiche che consentano ai dipendenti di avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita personale. Ciò può includere l’offerta di orari flessibili, opzioni di telelavoro e ferie retribuite.

Maggiore attenzione al coinvolgimento dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti sta diventando un obiettivo sempre più importante per le aziende mentre si sforzano di migliorare la produttività e ridurre i costi. I supervisori amministrativi si trovano in una posizione unica per aiutare a raggiungere questi obiettivi concentrandosi sul coinvolgimento dei dipendenti.

Ciò significa che i supervisori amministrativi devono essere in grado di identificare i fattori che contribuiscono al coinvolgimento dei dipendenti e quindi sviluppare strategie per promuoverlo. Inoltre, devono essere in grado di comunicare l’importanza dell’impegno dei dipendenti agli altri membri dell’organizzazione.

Una maggiore enfasi sull’analisi dei dati

Man mano che l’analisi dei dati diventa più importante nel mondo degli affari, i supervisori amministrativi dovranno imparare a utilizzare i dati per prendere decisioni.

I supervisori amministrativi che sono in grado di utilizzare l’analisi dei dati saranno in grado di prendere decisioni migliori su come allocare le risorse e dove concentrare i propri sforzi. Saranno anche in grado di monitorare il successo delle loro iniziative e apportare modifiche se necessario.

Come diventare un supervisore amministrativo

Una carriera di supervisore amministrativo può essere un ottimo modo per mettere piede nella porta del mondo degli affari. In qualità di supervisore amministrativo, avrai l’opportunità di lavorare con una varietà di persone e conoscere diversi settori. Acquisirai anche esperienza nella gestione di progetti e nella guida di team.

Per diventare un supervisore amministrativo, dovrai avere forti capacità organizzative ed essere in grado di gestire più attività contemporaneamente. Dovresti anche essere in grado di gestire conversazioni difficili in modo efficace e mantenere la calma sotto pressione.

Prospettive di avanzamento

Il modo più comune per avanzare a una posizione di supervisore amministrativo è diventare prima un assistente amministrativo. Gli assistenti amministrativi svolgono una varietà di compiti di segreteria e amministrativi, come rispondere al telefono, programmare appuntamenti e preparare rapporti. Possono anche fornire supporto a dirigenti e manager. Man mano che acquisiscono esperienza e conoscenza dell’organizzazione, possono essere promossi a supervisore amministrativo.

Altri modi per diventare un supervisore amministrativo includono essere promossi da un’altra posizione all’interno dell’organizzazione, come capo ufficio o assistente esecutivo, o essere promossi da una posizione correlata in un’altra organizzazione. Alcuni supervisori amministrativi possono anche avere precedenti esperienze di lavoro in un campo correlato, come il servizio clienti o le risorse umane.

Esempio di descrizione del lavoro del supervisore amministrativo

Il supervisore amministrativo è responsabile delle operazioni quotidiane dell’ufficio e fornisce supporto al team esecutivo. Il supervisore amministrativo garantisce che l’ufficio funzioni in modo regolare ed efficiente supervisionando il personale amministrativo, gestendo le forniture per ufficio, supervisionando la manutenzione dell’ufficio e gestendo le richieste dei clienti. Il candidato ideale per questa posizione è un professionista esperto con eccellenti capacità organizzative, comunicative e di servizio al cliente. Lui o lei deve essere in grado di lavorare in modo indipendente ed essere in grado di prendere l’iniziativa per risolvere i problemi che si presentano.

doveri e responsabilità

  • Mantenere un alto livello di servizio clienti fornendo risposte rapide, accurate e cortesi alle richieste
  • Comunicare efficacemente con i clienti interni ed esterni per risolvere i problemi in modo tempestivo
  • Servire come risorsa per il personale in merito a politiche, procedure e processi
  • Assistere con lo sviluppo e l’attuazione di obiettivi, obiettivi e priorità dipartimentali
  • Pianificare, organizzare e dirigere il lavoro dei subordinati, assicurando che tutti i compiti assegnati siano completati in modo tempestivo ed efficiente
  • Monitorare il flusso di lavoro e le prestazioni dei subordinati, intraprendendo azioni correttive se necessario
  • Preparare e inviare rapporti sullo stato delle operazioni dipartimentali e del personale
  • Partecipare alla selezione di nuovi dipendenti e fornire input sulle azioni disciplinari dei dipendenti
  • Condurre valutazioni annuali delle prestazioni per il personale subordinato
  • Sviluppare e amministrare programmi di formazione per il personale subordinato
  • Mantenere la conoscenza delle tendenze e degli sviluppi attuali nel campo dell’amministrazione
  • Svolgere altri compiti come assegnato

Competenze e qualifiche richieste

  • Laurea triennale in economia, management o settore correlato
  • 5+ anni di esperienza in un ruolo amministrativo, con almeno 2 anni in qualità di supervisore
  • Comprovate capacità di leadership e di team building
  • Ottime doti comunicative, interpersonali e organizzative
  • Conoscenza operativa di Microsoft Office e Google Suite
  • Capacità di lavorare bene sotto pressione e rispettare le scadenze

Competenze e qualifiche preferite

  • Laurea magistrale in economia, management o settore correlato
  • 7+ anni di esperienza in un ruolo amministrativo, con almeno 4 anni in qualità di supervisore
  • Esperienza nello sviluppo e nell’implementazione delle politiche e delle procedure dell’ufficio
  • Esperienza nella gestione di budget e spese
  • Familiarità con software di gestione dei progetti, come Asana o Trello

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