Cosa fa uno stagista amministrativo? (Stipendio 2023)

Scopri cosa fa uno stagista amministrativo, come ottenere questo lavoro e cosa serve per avere successo come stagista amministrativo.

I tirocinanti amministrativi sono dipendenti di livello base che assistono nelle operazioni quotidiane della loro azienda o organizzazione. Di solito svolgono una vasta gamma di attività, dalla risposta al telefono all’archiviazione di documenti, all’organizzazione di riunioni ed eventi.

Gli stagisti amministrativi possono anche ricevere incarichi più specializzati a seconda dei loro interessi e delle loro competenze. Ad esempio, potrebbero aiutare a redigere comunicati stampa o progettare materiali di marketing per progetti imminenti.

Mansioni di lavoro di stagista amministrativo

I tirocinanti amministrativi hanno in genere una vasta gamma di responsabilità, che possono includere:

  • Comunicare con i clienti per rispondere a domande e risolvere problemi
  • Fornire supporto ai membri del personale in altri dipartimenti, se necessario
  • Monitoraggio dei budget del dipartimento e presentazione delle richieste per ulteriori finanziamenti secondo necessità
  • Esecuzione di compiti d’ufficio come archiviazione, scansione di documenti in un sistema elettronico e creazione di copie di documenti
  • Organizzazione di viaggi per dirigenti, inclusa la prenotazione di voli e l’organizzazione di alloggi e trasporti
  • Condurre ricerche su potenziali clienti o settori per i quali l’azienda fornisce servizi
  • Preparazione di presentazioni per riunioni interne su argomenti come obiettivi aziendali, progetti in corso o tendenze del settore
  • Redazione di lettere e promemoria per membri del personale e clienti, come indicato dal supervisore
  • Aiutare con gli sforzi di marketing creando volantini e brochure che promuovono nuovi prodotti o servizi offerti dall’azienda

Stipendio e prospettive del tirocinante amministrativo

Gli stipendi dei tirocinanti amministrativi variano a seconda del livello di istruzione, degli anni di esperienza e dell’azienda per cui lavorano. Possono anche ricevere benefici, come assicurazione sanitaria, contributi 401k e giorni di ferie pagati.

  • Stipendio annuale medio: $ 37.500 ($ 18,03/ora)
  • Top 10% di stipendio annuo: $ 66.500 ($ 31,97/ora)

Si prevede che l’occupazione degli stagisti amministrativi crescerà a un ritmo medio nel prossimo decennio.

La crescita dell’occupazione sarà guidata dalla crescente domanda di servizi di supporto amministrativo, in particolare nelle organizzazioni sanitarie e governative. Poiché le organizzazioni continuano a ridimensionare e semplificare le loro operazioni, dovranno assumere più personale di supporto amministrativo per gestire la stessa quantità di lavoro.

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Requisiti di lavoro per stagista amministrativo

Per diventare un tirocinante amministrativo, potrebbe essere necessario disporre di quanto segue:

Formazione scolastica: Gli stagisti amministrativi di livello base sono generalmente tenuti ad avere un diploma di scuola superiore o equivalente. Alcune aziende potrebbero preferire candidati che hanno completato alcuni corsi di livello universitario.

Molte aziende offrono stage come parte di un corso di laurea. Alcune major comuni per i tirocinanti amministrativi includono amministrazione aziendale, finanza, contabilità e marketing.

Formazione ed esperienza: La maggior parte dei tirocini amministrativi fornirà formazione sul posto di lavoro per aiutarti ad apprendere i processi e le procedure specifici dell’organizzazione. Potresti essere addestrato su software o programmi per computer specifici utilizzati dall’azienda e potresti imparare come archiviare e organizzare i documenti. Potresti anche imparare come organizzare riunioni ed eventi e come comunicare con clienti e fornitori.

Certificazioni e licenze: Non ci sono certificazioni richieste per uno stagista amministrativo, ma il conseguimento di una certificazione può dimostrare la tua ambizione e il tuo impegno per l’eccellenza.

Competenze di tirocinante amministrativo

I tirocinanti amministrativi hanno bisogno delle seguenti competenze per avere successo:

Comunicazione: La comunicazione è l’atto di trasmettere informazioni agli altri. Gli stagisti amministrativi spesso comunicano con i loro supervisori, colleghi e clienti, quindi è importante che siano in grado di trasmettere informazioni in modo chiaro e conciso. Puoi anche usare la comunicazione per aiutare a risolvere i conflitti e rispondere alle domande.

Organizzazione: In qualità di stagista amministrativo, potresti essere responsabile della gestione di più progetti e attività contemporaneamente. Avere forti capacità organizzative può aiutarti a gestire il tuo carico di lavoro e dare priorità alle tue responsabilità. I tirocinanti amministrativi possono anche essere responsabili della conservazione di file e registri, quindi avere forti capacità organizzative può aiutarti a tenere traccia di documenti importanti.

Attenzione ai dettagli: L’attenzione ai dettagli è la capacità di notare piccoli cambiamenti e apportare correzioni. In qualità di stagista amministrativo, potresti essere incaricato di conservare registri, archiviare documenti o organizzare file. L’attenzione ai dettagli può aiutarti a completare le tue attività in modo accurato ed efficiente. Puoi anche prestare attenzione ai dettagli durante la correzione di bozze di documenti, l’invio di e-mail e la compilazione di moduli.

Gestione del tempo: La gestione del tempo è la capacità di stabilire le priorità delle attività e gestire la pianificazione in modo efficace. Gli stagisti amministrativi hanno spesso più responsabilità, quindi è importante essere in grado di gestire bene il proprio tempo. Ciò include la possibilità di stabilire le priorità delle tue attività e gestire il tuo tempo in modo da completare tutto il tuo lavoro in tempo.

Risoluzione dei problemi: In qualità di stagista amministrativo, potresti essere incaricato di completare una serie di compiti, inclusi alcuni con cui potresti non avere esperienza. È importante essere in grado di identificare e risolvere i problemi come stagista e avere forti capacità di risoluzione dei problemi può aiutarti a farlo. I tirocinanti amministrativi potrebbero dover risolvere problemi relativi alla tecnologia dell’ufficio, alle procedure d’ufficio o ad altre sfide sul posto di lavoro.

Ambiente di lavoro per tirocinante amministrativo

I tirocinanti amministrativi lavorano in una varietà di contesti, inclusi uffici aziendali, agenzie governative e organizzazioni senza scopo di lucro. In genere lavorano una settimana standard di 40 ore, anche se occasionalmente possono essere tenuti a fare gli straordinari per completare un progetto o rispettare una scadenza. Gli stagisti amministrativi sono generalmente assegnati a un dipartimento specifico, come le risorse umane o il marketing, e lavorano a stretto contatto con altri membri del personale in quel dipartimento. Possono anche avere l’opportunità di lavorare con il personale di altri reparti, a seconda delle dimensioni e della struttura dell’organizzazione. I tirocinanti amministrativi dovrebbero essere in grado di lavorare in modo indipendente ed essere in grado di prendere indicazioni da più supervisori. Dovrebbero anche essere in grado di gestire una varietà di compiti contemporaneamente ed essere in grado di adattarsi alle mutevoli priorità.

Tendenze degli stagisti amministrativi

Ecco tre tendenze che influenzano il modo in cui lavorano gli stagisti amministrativi. I tirocinanti amministrativi dovranno rimanere aggiornati su questi sviluppi per mantenere le proprie competenze pertinenti e mantenere un vantaggio competitivo sul posto di lavoro.

La crescita del lavoro a distanza

La crescita del lavoro a distanza è una tendenza che sta rapidamente guadagnando popolarità sia tra le aziende che tra i dipendenti. Ciò è dovuto ai numerosi vantaggi che offre, come l’aumento della produttività, la riduzione dei costi e una maggiore flessibilità.

Man mano che sempre più aziende adottano politiche di lavoro a distanza, i tirocinanti amministrativi dovranno essere in grado di lavorare efficacemente da casa. Ciò richiede forti capacità organizzative e comunicative, nonché la capacità di lavorare in modo indipendente.

Maggiore attenzione alla diversità e all’inclusione

La diversità e l’inclusione stanno diventando sempre più importanti nel mondo degli affari. Le aziende si stanno rendendo conto che una forza lavoro diversificata porta a idee e prodotti migliori e stanno iniziando ad adottare misure per garantire che i loro dipendenti riflettano questa diversità.

Gli stagisti amministrativi possono capitalizzare questa tendenza sviluppando competenze in aree come la sensibilità culturale e la comunicazione. Possono anche concentrarsi sulla costruzione di relazioni con persone di diversa estrazione, che possono portare a preziose connessioni e opportunità.

Maggiore utilizzo della tecnologia

L’uso della tecnologia sul posto di lavoro sta aumentando rapidamente. Ciò sta portando a un aumento della domanda di professionisti amministrativi che hanno esperienza nell’uso della tecnologia per aiutare a gestire le operazioni d’ufficio.

Gli stagisti amministrativi che hanno familiarità con la tecnologia possono distinguersi dimostrando la loro capacità di utilizzare strumenti software per semplificare le attività, comunicare con i colleghi e gestire i progetti. Inoltre, dovrebbero essere preparati ad apprendere le nuove tecnologie man mano che emergono.

Come diventare uno stagista amministrativo

Uno stagista amministrativo può aspettarsi di acquisire molta esperienza in molte aree diverse. Lavoreranno con persone di ogni estrazione sociale e impareranno come gestire una varietà di situazioni. Svilupperanno anche le loro capacità di comunicazione, organizzazione e risoluzione dei problemi.

Un tirocinante amministrativo dovrebbe essere preparato a lavorare sodo ed essere disposto ad affrontare nuove sfide. Dovrebbero anche essere in grado di rimanere concentrati sul compito da svolgere ed essere in grado di lavorare in modo indipendente quando necessario.

Prospettive di avanzamento

Gli stagisti amministrativi generalmente iniziano in posizioni di livello base, fornendo supporto al personale amministrativo più esperto. Man mano che acquisiscono esperienza e conoscenza, possono essere promossi a posizioni con maggiori responsabilità, come assistente amministrativo o capo ufficio. Con ulteriore esperienza e istruzione, possono eventualmente passare a posizioni di livello esecutivo, come direttore delle operazioni o direttore operativo.

Esempio di descrizione del lavoro di tirocinante amministrativo

A [CompanyX], stiamo cercando uno stagista amministrativo che si unisca al nostro team e ci aiuti con una varietà di compiti inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, inserimento dati, servizio clienti, archiviazione e lavoro d’ufficio generale. Il candidato ideale sarà uno studente veloce con una buona attenzione ai dettagli. Lui o lei avrà anche buone capacità di comunicazione e sarà in grado di lavorare bene con gli altri. Questa è una grande opportunità per qualcuno che sta cercando di acquisire esperienza in un ambiente d’ufficio e saperne di più sul lavoro amministrativo.

doveri e responsabilità

  • Servire come primo punto di contatto per clienti, clienti e fornitori
  • Rispondi ai telefoni, accetta messaggi e indirizza le richieste alla parte appropriata
  • Accogliere i visitatori e annunciare il loro arrivo al membro del personale interessato
  • Mantieni la sicurezza dell’ufficio controllando l’accesso all’edificio e monitorando il registro dei visitatori
  • Svolgere compiti d’ufficio come archiviazione, fotocopie, fascicolazione e fax
  • Gestire la posta in entrata e in uscita
  • Monitorare e ordinare forniture per ufficio
  • Prepara le sale riunioni per gli eventi, inclusa la configurazione delle apparecchiature AV
  • Prenota l’organizzazione del viaggio per i membri del personale
  • Elaborare fatture e note spese
  • Aggiorna database e fogli di calcolo con nuove informazioni sui dipendenti, dati sui clienti, ecc.
  • Assistere con progetti speciali secondo necessità

Competenze e qualifiche richieste

  • Diploma di scuola superiore o equivalente
  • Ottime capacità di comunicazione scritta e verbale
  • Competente in Microsoft Office, con attitudine all’apprendimento di nuovi software e sistemi
  • Solide capacità interpersonali
  • Capacità di lavorare in modo indipendente e come parte di una squadra
  • Orario flessibile e capacità di lavorare sotto pressione

Competenze e qualifiche preferite

  • Laurea
  • Precedenti esperienze amministrative
  • Esperienza nella gestione di budget e spese
  • Esperienza nello sviluppo di processi interni e sistemi di archiviazione
  • Gestione confortevole delle informazioni riservate
  • Capacità di adattarsi alle mutevoli situazioni in modo calmo e professionale

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